[fa icon="calendar'] 25.4.2024 11:26 / kirjoittaja Olli Vesala

Millainen on hyvä tiedote

Hyvä tiedote pysäyttää, herättää lukijan kiinnostuksen ja nousee uutiseksi. Median murroksesta huolimatta perinteinen tiedote on edelleen elintärkeä työkalu uutistoimitukselle. Tässä artikkelissa käymme läpi kahdeksan vinkkiä hyvän tiedotteen laatimiseen. 

 

Mikä on tiedote?

Ennen kuin etenemme hyvän tiedotteen perusperiaatteisiin, on tärkeää määritellä, mitä tiedotteella tässä yhteydessä tarkoitetaan. Mikä siis tiedote oikein on?

Yleensä pelkkä tiedote voi tarkoittaa mitä tahansa viestiä, jolla tuodaan merkittävä asia ihmisten tietoon. Tällaisia voivat olla vaikka viranomaisen vaaratiedote radiossa, pankin julkaisema tiedote rahaston omistajille painetussa sanomalehdessä tai matkanjärjestäjän sähköpostilla välittämä tiedote lomailijoille. Myös sähköyhtiö kertoo palvelukatkoksesta kuluttajille tiedotteella.

Kun yritys lähettää tiedotteen medialle ja sidosryhmille, puhutaan lehdistötiedotteesta tai mediatiedotteesta. Keskitymme tässä kirjoituksessa tähän tiedotetyyppiin eli käsittelyssä ovat mediatiedote ja lehdistötiedote.

Millainen sitten on konkreettisesti hyvä lehdistötiedote? Mikä herättää toimittajan kiinnostuksen, saa hänet tarttumaan aiheeseen ja aloittamaan jutun työstämisen? Voit itse vaikuttaa paljon tiedotteen läpimenoon, kun pidät seuraavan muistilistan mielessä.

Hyvä tiedote koostuu seuraavista osioista:

1. Napakka ja yllättävä otsikko

2. Sisällöllä on uutisarvoa, ja uutinen käy ilmi heti alussa

3. Selkeä kieliasu ja rakenne

4. Kiinnostavat sitaatit

5. Visuaalisuus: Käytä kuvaa, taulukkoa, graafia, videoita

6. Yhteystiedot kunnossa

7. Päivän uutistarjonta on otettu huomioon

8. Kattava jakelu


Avaamme kutakin kohtaa tarkemmin tässä blogikirjoituksessa, joten jatka lukemista. 

 

1. Laadi napakka ja yllättävä otsikko

Napakka, ytimekäs otsikko on koukku itse tiedotteeseen. Laita siis uutinen jo otsikkoon. Otsikko kertoo sen, mikä tiedotteessa on kiinnostavaa ja merkittävää. Älä tyydy siihen ilmiselvään vaihtoehtoon, vaan hae otsikkoon draamaa; jotain, joka yllättää tai pysäyttää. Muista kuitenkin aina pysyä faktoissa: älä liioittele tai väritä totuutta.

Tutustu tarkemmin: 5 vinkkiä tiedotteen otsikon laatimiseen

Ajattele, että otsikko on kuin tuoteseloste: siitä käy ilmi kaikki tiedotteen olennaisimmat asiat. Muista kiteyttäminen, jottei otsikko ylitä 120 merkin rajaa. Huomioi otsikoinnissa myös spämmifiltterit ja varo käyttämästä vääriä avainsanoja, jotka jäävät niiden haaviin. Muuten sähköpostit eivät välttämättä mene edes median sähköpostilaatikkoon ja hyvä tiedote jää lukematta. Lisää vinkkejä aiheesta löydät täältä: Sähköpostilla tiedottavan muistilista – näin ohitat spämmifiltterit

 

2. Nosta uutinen kärkeen

Tiedotteessa on oltava uutinen. Jos et tiedä, mikä tiedotteessasi on uutinen, miksi toimittajakaan kiinnostuisi siitä? Mieti siis, mikä tiedotteessa on kiinnostavinta tai uutta tietoa. Nosta se heti kärkeen ja uskalla jättää taustatiedot loppuun. Jos haluat perehtyä aiheeseen tarkemmin, lue uutiskriteereistä STT:n tyylikirjasta.

Muista, että yleisöä tai toimittajaa eniten kiinnostava tieto ei välttämättä ole se asia, jonka itse haluat saada läpi. Joskus kärkeen on hyvä valita jokin varsinaista pääviestiäsi raflaavampi tieto tai konkreettinen yksityiskohta, jolla harpataan uutiskynnyksen yli. Tiedotteella haetaan näkyvyyttä: pohdi, mikä lukijaa kiinnostaa ja mikä vaikuttaa mahdollisimman moneen ihmiseen tai yritykseen.

Toisaalta: muista, että sinulle itsestään selvä tieto voikin muille olla juuri se uutinen. Itselle jo tutuksi tulleisiin asioihin ja omaan ympäristöönsä saattaa helposti sokeutua ja olettaa, että “kaikkihan sen jo tietävät”. Taustoittamisessa on hyödyksi pidemmän ajanjakson perspektiivi. Mitä on tapahtunut aiemmin? Mikä on muuttunut? Onko minulla ainutlaatuista dataa, joka voisi kiinnostaa muita?

Lue lisää: Näin parannat mahdollisuuksiasi saada medianäkyvyyttä

 

 

3. Käytä selkeää kieltä

Kirjoita tiedotteesi sellaiseksi, että tekstin voisi julkaista vaikka sellaisenaan. Mitä helpommalla toimittaja pääsee, sitä todennäköisemmin uutinen julkaistaan. Ja mitä vähemmän toimittajan tarvitsee muokata tekstiä, sitä varmemmin saat viestisi läpi juuri haluamassasi muodossa.

Käytä selkeää kieltä. Ole konkreettinen. Vältä passiivia ja asian verhoilua monimutkaisiin ja pitkiin muka-hienoihin lauseisiin. Älä myöskään oleta, että toimittaja tai lukijat tuntevat oman alasi lyhenteet ja erikoistermit, vaan avaa ne kansankielisesti.

Älä pelkää käyttää numeroita. Jos uutinen perustuu tutkimustuloksiin tai koskee esimerkiksi liikevaihdon kasvua, älä piilota lukuja! Muista myös tarpeen mukaan suhteuttaa lukuja. Onko 1000 tonnia hiilidioksidipäästöjä paljon vai vähän?

 

4. Lisää kiinnostavia sitaatteja

Sitaatit eli avainhenkilöiden kommentit ovat hyödyllisiä, koska niillä on tapana lisätä tiedotteen kiinnostavuutta. Useimmiten lukijat ovat kiinnostuneempia toisista ihmisistä kuin asioista.

Sitaatit tuovat monipuolisuutta, jotta voit kertoa asioita värikkäämmin kuin muussa leipätekstissä. Tiedottavan organisaation avainhenkilö tai joku ulkopuolinen asiantuntija sopii parhaiten kommentoijaksi.

On tärkeää, että sitaatit tuovat tiedotteeseen jotain uutta. Usein ne voivat avata syitä muutoksen taustalla tai vaihtoehtoisesti tunnetiloja, joita tiedotteessa ei pystytä sanomaan yhtä suoraan ja luontevasti. Muista kuitenkin pitää sitaatit napakoina.

Millainen tiedotteen rakenteen pitäisi olla? Lataa ilmainen tiedotepohja täältä!

 

5. Hyödynnä visuaalisuus

Kuva tai grafiikka tukevat tiedotteen läpimenoa. Laadukas ja visuaalinen taustamateriaali voi olla jopa syy siihen, miksi toimituksessa tartutaan itse tiedotteeseen.

Kun tavoittelet tiedotteen lisäksi myös siihen liitetylle kuvalle läpimenoa, muista tämä: uutismedioiden jutuissa ei käytetä promokuvia eikä käsiteltyjä kuvia. Viestinnän tai markkinoinnin kuvauttamat, sinänsä hienot promokuvat eivät siis lähtökohtaisesti mene journalistisessa mediassa läpi.

Uutishuoneissa ja tiedoteportaaleissa hyvä kuvan ja otsikon yhdistelmä houkuttelee lukijaa klikkaamaan tiedotetta. Lue tarkemmat vinkit kuvituskuvan valintaan Lehtikuvan artikkelista!

Yksityiskohdat (kuten metatiedot ja tekniset vaatimukset) löydät täältä: Kuvan liittäminen tiedotteeseen

 

6. Laita yhteystiedot kuntoon

Lisää tiedotteeseen yhteyshenkilön nimi, titteli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Myös Twitter-handle on hyvä lisätieto, jos ko. henkilö on Twitterissä aktiivinen.

Yhteyshenkilön on syytä olla tavoitettavissa, mielellään heti tiedotteen lähdettyä ja koko päivän. Huolehdi siitä, että kyseinen henkilö varmasti tietää olevansa lisätietojen antajana! Hyvä mediakontakti tekee parhaansa palvellakseen toimittajia silloin, kun tiedontarve on akuutti

 

7. Huomioi päivän muu uutistarjonta

Aina hyväkään tiedote ei mene mediassa läpi. Seuraa päivän uutistilannetta: jos meneillään on suuri uutistapahtuma, arvioi voisiko tiedotteen lähettämistä hieman siirtää. On olemassa palveluita, joilla voi tarkastaa päivän uutistarjonnan ja saada selville, ovatko puitteet otolliset viestinnällesi. Pohdi, millaisessa uutisympäristössä haluat saada juuri oman organisaatiosi äänen kuuluviin. 

Ota huomioon myös jo tiedossa olevat tulevat uutistapahtumat ja kaupalliset juhlapäivät. Esimerkiksi veronpalautuspäivinä hyväkin tiedote hukkuu helposti markkinointiviestinnän joukkoon. Myös Black Fridayn ja Cyber Mondayn aikaan mediahäly on voimakasta. Pörssin tuloskausi pistää taloustoimittajat lujille, kun parhaimmillaan kymmenet yhtiöt kertovat tulostietojaan yhden päivän aikana.

Lue myös: Milloin ja kenelle tiedote kannattaa lähettää?

 

8. Käytä kattavaa jakelua

Täydellinenkään tiedote ei saavuta yleisöään, ellei sen jakelua hoideta oikein. STT Info tiedotejakelupalvelun avulla tiedotteesi tavoittaa helposti ja kattavasti median, bloggaajat sekä omat kontaktisi ja sidosryhmäsi.

Halutessasi voit lähettää lehdistötiedotteesi suoraan tärkeimpien kotimaisten uutismedioiden toimitusjärjestelmiin (mm. HS, YLE, IS, IL, MTV3, Kauppalehti). Tällöin tiedotteesi ei kilpaile satojen muiden tiedotteiden kanssa toimittajien sähköpostissa, vaan päätyy suoraan toimittajan “työpöydälle”.

Lisäksi saat käyttöösi kattavan lukijadatan ja pääset hyödyntämään STT Info -sivustoa, sekä STT Infon Twitter- ja Facebook-tilejä tiedotteesi jakelussa.

Kiinteällä vuosihinnalla voit tiedottaa niin usein kuin tarve vaatii. Vaihtoehtoisesti voit lähettää yksittäisen tiedotteen kertalähetyspalvelun kautta heti, ilman sopimusta.

Mikäli päädyt hoitamaan jakelun omin voimin, kannattaa pitää mielessä ainakin tiedotteen upottaminen yrityksen omille kotisivuille ja käytettävissä oleviin sosiaalisen median kanaviin. Hyödynnä jakelussa myös suomi–toimitus–suomi-sanakirjaamme, jotta osaat puhua samaa kieltä uutishuoneiden kanssa.

 

Kuinka kirjoittaa hyvä tiedote? Ota opit talteen oppaastamme ⬇️

Haluatko tietää vielä lisää hyvän lehdistötiedotteen anatomiasta? Ota talteen vinkkimme hyvän tiedotteen kirjoittamiseen maksuttomasta oppaastamme: 

stt-hyva-lehdistotiedote-cta

Kuva: Liina Nelimarkka

Alkuperäinen teksti on julkaistu 20.5.2015 ja sen kirjoitti blogin entinen päätoimittaja Liina Nelimarkka. 

Aiheet: tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä

Olli Vesala

Kirjoittaja Olli Vesala

STT Viestintäpalveluiden kehitysjohtaja, STT Infon tuottaja ja mediaviestinnän asiantuntija.