Yritysviestintä on menestyvän liiketoiminnan edellytys. Jos haluaa toimia menestyksekkäästi, on kerrottava asioistaan ulospäin. Hakoteillä on yritysjohtaja, joka ajattelee, että "mehän toimimme B2B-sektorilla ja tunnemme jokaisen asiakkaamme, ei meidän tarvitse näkyä julkisuudessa". Todellisuudessa avoin ja aktiivinen viestintä on tärkeää kaikille yrityksille, riippumatta siitä, ketkä ovat heidän asiakkaitaan tai millä alalla he toimivat. Pahin moka on, jos jätetään kokonaan viestimättä.
Toisin kuin viranomaisilla, yrityksillä ei yleensä ole velvollisuutta viestiä asioistaan – poislukien pörssiyritykset, joiden viestintä on tiukasti säädeltyä. Silti voi sanoa, että kaikkien yritysten pitää viestiä asioistaan jollain tavalla tai ainakin olla valmiita viestimään tarvittaessa.
Viestinnän avulla yritys:
- Kertoo perustietoja itsestään, palveluistaan, tuotteistaan ja toiminnastaan
- Esittelee tärkeimpiä arvojaan ja strategiaansa sekä kertoo, millaisia ongelmia se ratkoo asiakkaidensa puolesta
- Rakentaa luottamusta siihen, että yritys toimii vastuullisesti ja on sekä asiakkaiden, viranomaisten että rahoittajien luottamuksen arvoinen
- Pystyy osaltaan hallitsemaan mainettaan, osallistumaan julkiseen keskusteluun ja ratkomaan kriisitilanteita
Monta syytä viestiä siis! Mitkä ovat yritysviestinnän osa-alueet ja mitä niistä on hyvä tietää?
Mitä on yritysviestintä?
Yritysviestintä koostuu muun muassa verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa ja sähköpostin välityksellä tapahtuvan viestinnän toimenpiteistä ja prosesseista. Tärkeintä yritysviestinnässä on tavoitteellisuus, suoruus, ja rehellisyys.
Jos yritys ei kerro asioistaan omatoimisesti, kukaan ei saa tietää mitään yrityksestä. Eivät potentiaaliset asiakkaat, työntekijät, rahoittajat, sijoittajat, viranomaiset (jotka saattavat käsitellä tärkeää hakemusta tulevaisuudessa) tai media. Pahimmillaan joku muu määrittelee, mitä ja millä tavalla yrityksestä puhutaan. Tyhjiöillä on tapana täyttyä.
On yritykselle hyödyksi, jos eri kohderyhmillä on edes perustason ymmärrys siitä, mitä yritys tarjoaa asiakkailleen, onko se hyödyksi vai haitaksi yhteiskunnallemme kokonaisuudessaan ja mitä ajankohtaisia asioita yrityksessä on tekeillä.
Lisäksi yritysviestintä on luonteva tapa osallistua omaa toimialaa koskevaan keskusteluun tai jopa yhteiskunnalliseen tai globaaliin keskusteluun.
Eikä tosiaan ole syytä peitellä tosiasiaa, että moni yritys joutuu jossain vaiheessa kriisin keskiöön. Silloin on hyvä olla paitsi valmius viestiä, myös kokemusta ja mielellään hieman positiivista mainetta takataskussa. Kriisiviestintä on minimitaso, johon jokaisen yrityksen pitäisi pystyä.
Ydinviestit ovat hyvän yritysviestinnän lähtökohta
Siinä missä pörssiyrityksille on määritelty tarkkaan, mistä heidän täytyy kertoa ja millä tavalla, muilla yrityksillä on vapaus kertoa mitä haluavat. Tämä johtaa valitettavan usein siihen, että joko ei keksitä mitään kerrottavaa ulospäin tai päinvastoin kanavat täytetään viesteillä pikkujoulujen tarjoiluista tai uuden uutiskirjepalvelun käyttöönottoprojektista.
Siksi on tärkeää määritellä yrityksen keskeiset ydinviestit selkeästi. Ne ovat napakoita ja ymmärrettäviä viestejä, joita yritys ennen kaikkea haluaa toimittaa suuren yleisön, omistajien ja yhteiskunnallisten päättäjien silmien ja korvien eteen. Ydinviesti saattaa käsitellä esimerkiksi yrityksen toimintaa ja identiteettiä markkinoinnillisesta näkökulmasta (Yritys X toimittaa Suomen tärkeimmille toimijolle kriittistä palvelua Y) tai sitten toimialaa koskevaa asiaa yleisemmin (Toimialaamme tulee suojella hintaa polkevalta tuonnilta alueelta Z).
Yrityksen olisi keskitettävä suurimmat panostuksensa ydinviestien menestymisen tukemiseen. Samalla on varmistettava, että viestintä pysyy monipuolisena ja elävänä, eikä muutu papukaijamaiseksi toistoksi.
Yritysviestintä osana yrityksen strategiaa
Olemme pohtineet erilaisia viestinnän aiheita blogissamme mediaviestinnän ja tiedottamisen näkökulmasta. Tässä kirjoituksessa on tuotu esille 11 aihetta, joista voi lähettää tiedotteen.
Ajatusta voi laajentaa yleisemmin viestintään. Somepostausta tai verkkosivukirjoitusta varten rimaa voi pudottaa selvästi alaspäin mediatiedotteeseen verrattuna. Kaiken pitää kuitenkin lähteä liikkeelle yrityksen viestinnän tavoitteista. Halutaanko viestillä valistaa kansalaisia, korostaa yrityksen teknologista edelläkävijyyttä, työnantajamielikuvaa vai tuoda yhteiskunnallisia ongelmia keskusteluun?
Tärkeintä on ajatella aina kohderyhmää: jos viesti on suunnattu kansalaisille, se tulee kirjoittaa sellaiseen muotoon, että tavallinen kansalainen kiinnostuu ja ymmärtää viestin. Jos viesti kohdennetaan potentiaalisille työntekijöille, tulee pohtia, mikä heitä voisi kiinnostaa. Kun yritysviestinnän kohdentaa medialle, kannattaa pohtia asiaa median näkökulmasta.
Yhä useampi yritys on viime vuosina siirtänyt viestintää lähemmäs yrityksen ylintä johtoa, ja moni viestintäjohtaja istuu johtoryhmässä. Syynä on se, että yrityksen tärkeimpien arvojen ja strategisten tavoitteiden viestintä niin sisäisesti kuin ulkoisestikin on äärimmäisen tärkeää. Työntekijät pitää saada sitoutettua arvoihin ja ymmärtämään strategiaa. Ja yrityksen strategiaa ja arvoja tulisi saada tuupattua myös kokoushuoneiden ulkopuolelle. Tätä kutsutaan maineenhallinnaksi ja brändin luomiseksi.
Lue lisää: Millainen on hyvä tiedote?
Näin toteutat tehokasta yritysviestintää
Yrityksen tuli viestiä asioistaan ymmärrettävästi, tavoitteellisesti, rehellisesti ja hankalia asioita sivuuttamatta. Tämä listaus vaatii hieman avaamista.
Ymmärrettävän viestinnän periaatteista kirjoitin jo ylempänä. Tärkeintä on huomioida kohderyhmä jo ennen kuin viestiä ryhdytään muotoilemaan. Sisäinen viestintä, mediaviestintä ja sijoittajaviestintä vaativat kaikki hieman erilaista kielenkäyttöä. Varsinkin suurelle yleisölle puhuessa kannattaa ajatella, ymmärtäisikö fiksu naapuri sananvalintani ja kirjoittamani lauseet.
Tavoitteiden asettamista kannattaa lähestyä SMART-tekniikalla. Tällöin tavoitteet ovat realistisia, mitattavissa ja aikataulutettu. Koko SMART-listaushan menee näin specific (täsmällinen), measurable (mitattava), achievable (saavutettavissa), realistic (realistinen), time-bound (aikataulutettu). Jos tavoitteena on medianäkyvyyden saavuttaminen, se voi tarkoittaa esimerkiksi:
- Viittä artikkelia mediassa (mitattava)
- Tämän vuoden aikana (aikataulutettu)
- Ydinviestit X, Y ja Z on oltava artikkeleiden keskiössä (täsmällinen)
Rehellisyys ja hankalien asioiden käsittely kulkevat käsi kädessä. Yhdenkään yrityksen toiminta ei ole niin auvoista, etteikö ongelmia ja epäkohtia joskus tulisi eteen. Jos julkiset tulostiedot ovat pakkasella ja maksuhäiriömerkinnät kerääntyvät, yrityksen ulkoisen viestinnän ei pitäisi olla pelkkää ruusuilla tanssimista.
Yrityksen ja toimialan haasteet tarjoavat myös mahdollisuuden kertoa omista asioistaan medialle, joka on perin usein kiinnostunut enemmän ongelmista kuin menestyksestä.
Lopuksi vielä huomio tunteista ja viestinnästä. Usein yritysjohto mieltää, että mitä virallisempaa ja puisevampaa – tunteettomampaa – viestintä on, sitä uskottavampaa se on. Olen eri mieltä. Viestinnässä saa näkyä innostus, ilo ja miksei myös pettymys. Hyvien uutisten ryydittäminen iloa välittävillä lausunnoilla lisää uutisen painoarvoa. Esimerkiksi tässä blogikirjoituksessamme kerromme yrityskauppatiedotteesta, jossa tarinan avulla tuotiin mukaan kiinnostava tunnetaso.
Kriisitilantessa tunnetaso on vielä oleellisempi. Yrityksen viestinnästä pitää kaikua se, että kriisin tunne-elementti on ymmärretty ja että kriisin koskettamien ihmisten tunteita ymmärretään.
Jos pohdiskelet mediaviestinnän roolia osana yritysviestintää, voimme suositella opastamme Mediaympäristö 2023. Voit ladata sen klikkaamalla alla olevaa painiketta.
Blogin pääkuva: Lehtikuva / Emmi Korhonen
