Lehdistötiedotteen tai mediatiedotteen avulla yritys tai organisaatio voi kertoa asioistaan medialle ja sidosryhmille. Lehdistötiedotteella tuodaan esille organisaatiota koskeva merkittävä asia, jonka voi olettaa herättävän mielenkiintoa median kuluttajissa eli tavallisissa kansalaisissa.
Keräsimme tähän artikkeliin usein kysyttyjä kysymyksiä lehdistötiedotteista. Voit klikata itsesi suoraan kysymykseen, jonka vastaukseen haluat saada selville:
- Missä tilanteissa kannattaa lähettää tiedote?
- Millainen on hyvä tiedote?
- Kuinka pitkä mediatiedote on hyvä?
- Mihin kysymyksiin hyvä tiedote vastaa?
- Miten tiedote tehdään ja lähetetään?
- Kenelle tiedote kannattaa lähettää?
- Milloin tiedote kannattaa lähettää?
- Miten tiedote menee läpi?
- Mitä kannattaa tehdä tiedotteen lähettämisen jälkeen?
Huom! Tässä kirjoituksessa sana “tiedote” viittaa nimenomaan lehdistötiedotteeseen tai mediatiedotteeseen.
Missä tilanteissa kannattaa lähettää tiedote?
Tiedottaminen kannattaa lähes kaikille organisaatioille. Mediatiedottamisen kulut ovat suhteellisen vähäisiä moniin muihin markkinointitoimiin verrattuna, ja onnistunut mediaviestintä parantaa mainetta ja tunnettuutta hyvin tehokkaasti.
Tiedottaminen on hyvä pitää ainakin tyyliltään erillään markkinoinnista, vaikka näitä asioita kannattaa koordinoida ja suunnitella yhdessä. Lue lisää markkinoinnin ja tiedottamisen yhteispelistä Sanoma Markkinointi Roudan blogista.
Hyvä nyrkkisääntö on, että jos tiedotettava asia voisi kiinnostaa naapuriasi tai isoäitiäsi (ei työkaveriasi, koska jaatte kiinnostuksen organisaationne asioihin), se voi kiinnostaa myös mediaa ja suurta yleisöä. Vaikka asia on merkittävä yrityksellesi, se ei ole välttämättä merkittävä kenellekään muulle. Erikoismedia – eli johonkin tiettyyn erikoisalaan keskittyvä julkaisu – voi toisaalta tarttua tiedotteeseen, jos aihe kiinnostaa sen asiantuntevia lukijoita.
Tiedottamisessa rimaa ei kannata pitää järjettömän korkealla, koska säännönmukainen tiedottaminen auttaa yrityskuvan luomisessa ja parantaa organisaation tunnettuutta myös median silmissä, vaikka jokainen lehdistötiedote ei johtaisikaan uutisointiin. Toimittajien yhteydenottojen kautta kehittyvät myös henkilökohtaiset mediasuhteet.
Liian pienistä asioista ei kuitenkaan kannata tiedottaa liian usein, koska tämä voi ärsyttää toimituksissa, ja organisaation nimi jää väärällä tavalla mieleen. Esimerkiksi keskijohdon nimitysuutiset tai joulukorttirahojen lahjoittaminen hyväntekeväisyyteen ovat liian pieniä asioita.
Myös kriisi- ja poikkeustilanteissa täytyy pitää media ajan tasalla tiedotteilla. Kriisitilanteisiin kannattaa varautua muun muassa kriisiviestintäsuunnitelmalla. Lue aiheesta lisää "kriisiviestijän työkalupakista".
Lue myös: Näistä aiheista voit lähettää tiedotteen – Katso 11 esimerkkiä
Millainen on hyvä tiedote?
Hyvä tiedote menee suoraan asiaan, välttää mainosmaisuuden ja antaa lukijalle kaikki tarvittavat tiedot. Liian pitkä tiedote ei saisi olla, ja kuvan tai infografiikan lisääminen parantaa sen läpimenon mahdollisuuksia. Otsikko on tiedotteen tärkein yksittäinen asia. Ilman hyvää otsikkoa mediatiedote jää avaamatta.
Nämä nyrkkisäännöt pätevät tavallisiin lehdistötiedotteisiin ja tietyltä osin myös pörssitiedotteisiin.
Lehdistötiedotteen lähettäjän on hyvä tunnistaa, mikä oikeastaan on tiedotteen uutinen. Jos tiedotteen laatija sellaista ei tiedotteesta löydä, tuskin löytää toimittajakaan. Muista, että yleisöä tai toimittajaa eniten kiinnostava tieto ei välttämättä ole se sinulle tärkein tieto, jonka itse haluat saada läpi.
Muista käyttää kaunista ja selkeää suomen kieltä, mielellään sellaista, jota toimittaja voi käyttää sellaisenaan. Vältä byrokraattista, monimutkaista ja erityistermejä sisältäviä kieltä. Mitä helpommalla toimittaja pääsee, sitä todennäköisemmin uutinen julkaistaan.
Lehdistötiedote kaipaa konkretiaa (mihin tämä oikeasti vaikuttaa), esimerkkejä (tavallinen kuluttaja hyötyy tästä tällä tavalla) ja jopa tunteita (yritysjohtajan sitaatissa).
Mediatiedote ei voi lähteä jakeluun ilman yhteystietojen antajaa. Media tuskin käyttää tiedotetta, johon ei ole lisätty lisätietojen antajaa.
Kuinka pitkä mediatiedote on hyvä?
Mitään nyrkkisääntöä ei ole, mutta kaupallisen toimijan tiedotteet saisivat olla lähes poikkeuksetta alle 3000 merkkiä. Tämä tarkoittaa suurin piirtein yhtä sivua tekstidokumenttina.
Mikäli leipäteksti ylittää merkkimäärän, kannattaa arvioida tekstiä uudelleen ja pohtia, ovatko
kaikki tiedot vastaanottajien kannalta välttämättömiä.
Tiedotteen rakenteen muotoiluun voi käyttää ilmaista tiedotepohjaamme. Lataa se täältä!
Mihin kysymyksiin hyvä tiedote vastaa?
Saman tapaan kuin uutisessa, myös tiedotetta kirjoittaessa on hyödyllistä esittää itselleen seuraavat tukikysymykset tekstin arvioimisessa: Mitä? Kuka? Missä? Milloin? Miksi?
Erityisesti suosittelemme kysymään sisäisesti "mitä sitten?" Rehellinen vastaus tähän kysymykseen auttaa kirkastamaan sen, onko aiheessa uutista ja mikä voisi olla suurta yleisöä kiinnostava näkökulma.
Siirry tästä lukemaan kaikki vinkkimme hyvän tiedotteen kirjoittamiseen.
Miten tiedote tehdään ja lähetetään?
Organisaatiollasi on siis kerrottavaa, jonka pitäisi kiinnostaa isoa yleisöä. Itse tiedottamisen voi toteuttaa monella tavalla, mutta lähes aina kannattaa kirjoittaa mediatiedote, joka toimitetaan laajasti relevantille medialle.
Lehdistötiedotteen muotoiluun ja lähettämiseen on useita vaihtoehtoja. Tässä on listattu kolme tyypillistä.
- Kirjoita sähköposti- tai uutiskirjeohjelmalla viesti, jonka lähetät muutamalle medialle sekä tutulle toimittajalle. Tämä voi joissain tapauksissa toimia, mutta jos organisaatiosi on vähemmän tunnettu, näkyvyys voi jäädä hyvin puutteelliseksi. Et myöskään saa jaeltua tiedotetta kaikille tahoille, jotka siitä voisivat (ehkä yllättäen) kiinnostua.
- Palkkaa viestintä- tai mainostoimisto hoitamaan tiedottaminen. Toimistoista löytyy taitavia konsultteja tiedottamista varten. Lopputulos on luultavasti oikein hyvä, ja yrityksesi saa haluamaansa näkyvyyttä. Vaihtoehto sopii myös niille organisaatioille, joilla ei ole juuri omaa viestinnän asiantuntemusta. Ongelmaksi voi muodostua hinta. Harvalla organisaatiolla on mahdollista tiedottaa säännönmukaisesti kumppanin avustuksella.
- Käytä tiedotepalvelua. Palvelun avulla luot ammattimaisen näköisen tiedotteen, ja hintaan kuuluvat myös valmiit jakelulistat. Tarvittaessa saat jopa neuvoja hyvän tiedotteen kirjoittamiseen ja sopivan jakelun valitsemiseen, jos tiedotteen lähettämisestä on niukalti kokemusta. Lehdistötiedotteen jakelun hinta on muutama satanen tiedotetta kohden, pakettisopimuksella vielä vähemmän. Tiedote jaellaan tyypillisesti sähköpostilla, mutta STT Info -tiedotepalvelusta myös suoraan toimitusten työpöydälle uutisjakelulla.
Kenelle tiedote kannattaa lähettää?
Tiedote kannattaa lähettää kaikille viestimille ja toimittajille, joita asia voisi kiinnostaa. Jälleen kannattaa välttää turhaa itsekritiikkiä ja lähettää tiedote suhteellisen laajalla jakelulla. Toimittajia ei kuitenkaan kannatta ärsyttää tiedotteilla, jotka heitä eivät kiinnosta – logistiikka-alan lehdistötiedote tuskin kiinnostaa kauneustoimittajia.
Ajantasaiset median yhteyshenkilöt löytyvät helpoiten tiedotepalvelusta.
Milloin tiedote kannattaa lähettää?
Tiedottamisen ajoitusta kannattaa miettiä, jottei tiedote osu pahimpaan ruuhkaan. Hyvä nyrkkisääntö on lähettää tiedote aikaisin aamulla, mutta välttää aamun tasatunteja. Näin se ehtii toimitusten aamupalavereihin ja saattaa päästä päivän uutisagendalle. Jos aiheessa on aineksia pidempään ja syventävämpään juttuun, kirjoittavia käsiä on vielä tarjolla ja toimittajalla on päivä aikaa työstää aihetta.
Lue pidemmin täältä: Milloin ja kenelle tiedote kannattaa lähettää?
Miten tiedote menee läpi?
Media tarttuu tiedotteeseen, jos se on kiinnostava. Päätös tehdään aina toimituksessa.
Et voi koskaan olla täysin varma, että saat oman tiedotteesi läpi mediassa. Voit kuitenkin tehdä parhaasi huomioimalla muun muassa nämä asiat:
- Noudata hyvän tiedotteen rakennetta.
- Kuvan tai infografiikan lisääminen parantaa tiedotteen läpimenon mahdollisuuksia.
- Hyvä on myös miettiä, sivuaako viestisi jotain kuumaa, ajankohtaista aihetta tai käsitteleekö se peräti jotain megatrendiä. Tämä parantaa medianäkyvyyden todennäköisyyttä.
Muistathan, että lehdistötiedote on tarkoitettu siihen, että tiedotusvälineille kerrotaan uutisarvoisia asioita. Media saa tyypillisesti joka päivä yrityksiltä ja organisaatioilta satoja lehdistötiedotteita. Tiedotusvälineet käyttävät tiedotteita usein uutisten materiaalina eli ottavat niistä tietoja kirjoittamiaan uutisia varten. Viestimillä ei ole velvoitetta julkaista mediatiedotteiden tietoja.
Mitä kannattaa tehdä tiedotteen lähettämisen jälkeen?
Ensin kannattaa olla valmiina median yhteydenottoihin. Niitä saattaa tulla hyvin pian, jos tiedotteen sisältö kantaa, mutta toimittaja saattaa myös laittaa tiedotteesi sivuun ja kilauttaa pari päivää myöhemmin. Hyvät suhteet toimittajiin kehittyvät, kun opettelet olemaan hyvä mediakontakti.
Joskus voi olla perusteltua olla erikseen yhteydessä joihinkin toimituksiin, joihin mediatiedote jaeltiin. Koska tiedote lähetetään yleensä kymmenille tai sadoille toimituksille, kaikille ei voi tietenkään soittaa. Kannattaa keskittyä muutamaan keskeiseen viestimeen, joiden uskot todennäköisimmin uutisoivan aiheestasi.
Itse asiassa avainmediaan kannattaa olla yhteydessä jo ennen lehdistötiedotteen lähetystä, jotta he kiinnostuvat ja osaavat odottaa viestiäsi. Koskaan ei kannata tivata kiireisiltä toimittajilta vastausta, miksi aiheeseen ei tartuta tai tartuttu.
Tiedotteen läpimenoa kannattaa seurata joko mediaseurannan tai tiedotepalvelun analytiikan avulla. Näin voi kerätä tiedot siitä, ketkä kaikki asiasta kiinnostuivat. Monesti näkyvyyttä voi tulla yllättäviltäkin tahoilta.
Mediaseurantaa kannattaa tehdä säännöllisesti, jotta näkee, minkälaiset oman organisaation viestit saavat näkyvyyttä ja mitkä eivät hetkauta ketään. Oman viestinnän suuntaa voi hienosäätää tämän tiedon perusteella.
Yhteenveto: Muista ainakin nämä!
- Tiedosta että lehdistötiedotteella kerrotaan asioita, jotka kiinnostavat kunkin median kohderyhmää eli tavallisia ihmisiä tai erikoismedian tapauksessa oman alansa asiantuntijoita. Mitä lähempänä asiasi on tavallisen ihmisen arkea, sitä todennäköisemmin se tulee uutisoiduksi valtakunnallisessa yleismediassa.
- Tiedota säännönmukaisesti – älä pidä rimaa turhan korkealla.
- Seuraa tiedottamisen tuloksia ja hienosäädä viestejäsi niiden perusteella.
Oletko nyt valmis tiedottamaan? Siirry lukemaan lisää STT Info -tiedotepalvelusta, jonka kautta tiedotat helposti ja tehokkaasti.
