Kuvia käytetään viestinnässä runsaasti ja syystä. Kuva-arkiston säilyttämisessä ja hallinnoinnissa täytyy muistaa muutama perusjuttu. Yksi ikävä yllätys voi syntyä, jos organisaatiossa ei ole ymmärretty myös kuvien olevan henkilötietoja.
Kuvittele seuraavanlainen tilanne: yrityksen kesäjuhlissa valokuvaaja on ottanut lukuisia onnistuneita otoksia henkilöstöstä. Osassa näkyy hymyileviä työntekijöitä, osassa yrityksen väkeä on kuvattu takaapäin ja mahtuupa joukkoon myös kuvia, joissa on yrityksen omalla brändilogolla varustettuja asusteita kuten reppuja ja lippiksiä.
Kuvien ajateltiin olevan alun perin vain sisäiseen käyttöön, mutta juuri nimitetty markkinointipäällikkö haluaisi käyttää niitä myös verkkosivuilla ja uutiskirjeissä. Niissä on mukavan aito tunnelma, ja juhlista otetut kuvat päihittävät törpöt kuvapankkikuvat 100-0.
Jokainen valokuva, josta henkilö on tunnistettavissa, on kuitenkin henkilötieto. Näin ollen markkinointipäällikön tulisi pyytää kaikilta kuvissa olevilta tunnistettavilta ihmisiltä lupa markkinointikäyttöön. Tekeekö tietosuojan ja GDPR:n huomiointi kuvien käytöstä liian hankalaa? Meidän mielestämme ei, kunhan työkalut ja prosessit ovat kunnossa.
Mikä on henkilötieto ja milloin valokuva on henkilötieto?
Tietosuojavaltuutetun määritelmän mukaan henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön.
Henkilötietoja ovat muun muassa nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja potilastiedot. Kuva on tietosuojavaltuutetun päätöksen perusteella henkilötieto, jos henkilö on sen perusteella tunnistettavissa. Päätöksessä todetaan, että henkilöstä otettujen kuvien lisäksi henkilötieto voi muotoutua myös silloin, jos kuvataan auton rekisterinumeroa tai omakotitaloa siten, että se on yhdistettävissä asukkaisiinsa.
Blogin esimerkissä kuvatun kesäjuhlan valokuvista henkilötietoa ovat ne, joista henkilö on tunnistettavissa. Eli kaikki kasvo- ja kokovartalokuvat, joista juhlijan voi tunnistaa, ovat henkilötietoa ja niitä pitäisi käsitellä yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja tietosuojalain mukaisesti. Sama koskee kuvia, joissa näkyy juhlaväen autoja rekisterinumeroineen.
Regulaation mukaan henkilötietojen käsittelyyn tarvitaan aina jokin peruste. Käsittelyperuste voi olla esimerkiksi suostumus, sopimus tai laissa määritelty “oikeutettu etu”. Oikeutettu etu voi olla käsittelyperuste, jos yritys käsittelee henkilötietoja liiketoimintaansa liittyviä tehtäviä hoitaakseen.
Sen sijaan kuvat, joista yksittäisiä henkilöitä ei voi tunnistaa, eivät ole henkilötietoja. Eli kun kesäjuhlista on otettu yleiskuvaa jaloista, kuohujuomaa sisältävistä laseista tai brändilippiksistä, ne on helpompi napata markkinointikäyttöön. Näissä tapauksissa voi keskittyä huoletta yleiseen kuvien hallintaan - voit lukea lisää kuvien hallinasta täältä.
Tietosuojalain mukaan henkilötietojen käsittelyssä annetaan erivapauksia, jos tietoja käsitellään journalistisia tarkoituksia varten tai akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten. Tämä koskee myös valokuvia. Eli jos media ylläpitää kuva-arkistoa journalistisiin tarkoituksiin, sääntely on kevyempää kuin samojen kuvien käyttö markkinoinnissa.
Milloin kuvien julkinen käyttö on sallittua?
Jos markkinointipäällikkö todella haluaa käyttää kesäjuhlakuvia markkinoinnissa, hänen tulee muistaa muutama juttu. Ensinnäkin tärkeää on huolehtia tekijänoikeuksista. Eli jos kesäjuhlissa on käytetty ulkopuolista valokuvaajaa, täytyy huomioida, mitä hänen kanssaan on aiemmin sovittu kuvien käytöstä.
Yleensä ammattikuvaajan saapuminen paikalle tarkoittaa, että tilaaja ja kuvaaja sopivat hyvissä ajoin, millaiset oikeudet tilaaja saa valokuviin. Tämä kannattaa tarkistaa sopimuksesta. Jos laajasta käyttöoikeudesta ei ole sovittu, sopiminen voi onnistua jälkikäteen lisämaksusta.
Oman henkilöstön työnantajan käskystä napsimat kuvat tulkittaneen suurella todennäköisyydellä työn tulokseksi, joka luovutetaan työnantajalle täysin oikeuksin kuten muutkin työpanokset.
Kun tekijänoikeus on kunnossa, tulee varmistaa, että tunnistettavien ihmisten kuvien käyttöön markkinointitarkoituksessa on tietosuoja-asetusten mukainen käsittelyn peruste. Tämän kirjoituksen piirissä ei ole järkevää käydä kovin yksityiskohtaisesti läpi kaikkia käsittelyperusteita, koska osa niistä on hyvin tapauskohtaisia. Keskitymme siksi suostumukseen käsittelyperusteena, muihin voi perehtyä tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla.
Miten saat käyttösuostumuksen kuvien käsittelyyn?
Suostumuksen kysyminen on siis yksi tapa hankkia lupa kuvien käyttöön. Parasta tässä käytännössä on, että jos käyttösuostumuksen kysymiseen on rakennettu toimiva prosessi ja tiedon voi kirjata metatietoihin, kuvapankin kuvat ovat suuremmin ihmettelemättä heti käyttövalmiita. Esimerkiksi STT Kuvapankki -järjestelmän avulla luvan voi kysyä automaattisesti sähköpostilla ja tieto henkilön suostumuksesta tallentuu järjestelmään.
Tällaista järjestelmää käyttämällä esimerkkimme markkinointipäällikkö pystyisi valitsemaan kesäjuhlakuvista haluamansa ja lähettämään valituille ihmisille automaattisen kyselyn siitä, voiko heidän kuviaan tallentaa ja käyttää.
Käyttösuostumuksen voi kysyä myös etukäteen. Eli esimerkin kesäjuhlaan ilmoittautumisen yhteydessä voisi kertoa, että tapahtumassa otetaan valokuvia markkinoinnin käyttöön. Osallistujille voisi sitten tarjota ilmoittautumislomakkeen täyttämisen yhteydessä raksi ruutuun -vaihtoehdon, jolla he hyväksyisivät kuvien tallentamisen ja käytön.
Kun kysyy suostumusta, tulee tietenkin myös ilmoittaa mihin käyttötarkoitukseen kuvia on määrä käyttää, millä alustoilla ja miten pitkään niitä on tarkoitus säilyttää. Nämä asiat tulee kirjata myös tietosuojaselosteeseen. Kannattaa huomioida myös se, että kuvissa esiintyvillä ihmisillä tulee olla helppo tapa perua suostumuksena, ja tämä muutos tulee saada järkevästi vietyä eteenpäin organisaatiossa.
Yhteenveto: Kuvat ovat henkilötietoja
Muista siis ainakin nämä, jos käsittelet kuvia kaupallisiin tarkoituksiin.
- Kuva on henkilötieto, jos henkilön pystyy tunnistamaan siitä.
- Jos kuva on henkilötieto, niiden säilyttämisessä tulee noudattaa GDPR:ää ja tietosuojalakia.
- Tietosuojasäännöstön mukaan henkilötiedon käsittelylle pitää olla peruste. Jotta voit säilyttää henkilöstä otettua kuvaa, siihen tarvitaan esimerkiksi henkilön erikseen antama suostumus.
- Jos kuvaa on tarkoitus käyttää markkinoinnissa tai viestinnässä, huolehdi tekijänoikeuksista.
- Jos ostat kuvatoimistolta mallivapaan kuvan, suostumus tietojenkäsittelyyn on jo kunnossa, samaten tekijänoikeudet.
STT Kuvapankki: Ratkaisu kuvakaaokseen
STT Kuvapankki tarjoaa ammattilaistason työkalun, jolla muun muassa henkilötietoihin liittyvät haasteet ja tarpeet ratkotaan helposti. STT Kuvapankki soveltuu erikokoisille organisaatioille, jotka haluavat taltuttaa kuvakaaoksen lopullisesti.
