Onko organisaatiossanne ollut tapana kuvata tapahtumia, henkilöstöä, tuotteita tai palveluita? Kuvat, videot tai grafiikka ovat ehkä kiireessä jääneet kollegasi tietokoneen syövereihin tai jaettuun kansioon. Tarpeen tullen niitä ei löydä enää millään. Ratkaisu on metadata.
Vaikka metadata tai metatiedot saattavat kuulostaa tylsältä, niillä on avainrooli tehokkaaseen ja sujuvaan työskentelyyn visuaalisen materiaalin kanssa. Tässä kirjoituksessa pohdimme, miksi metadataan kannattaa panostaa ja miten valtava potentiaali laadukkaassa metatiedossa piilee.
Mitä metadata on?
Metadata, jota kutsutaan myös metatiedoksi ja kuvailutiedoksi, on kuvan mukana kulkevaa tiivistettyä tietoa, joka auttaa löytämään aineiston helposti. Metadata helpottaa myös aineiston hallintaa, järjestelemällä sitä automaatisesti tai puoliautomaattisesti esimerkiksi eri kategorioihin tai ajanjaksoihin.
Kuva-alalla metadata on arkipäivää. Miljoonien kuvien kuvakannasta kuvat ja videot löytyvät helposti ja nopeasti juuri metatiedon ansiosta. Metadata on erityisen tärkeää juuri kuvien kanssa, koska niitä kertyy helposti valtavia määriä ja isokokoisten kuvatiedostojen selailu manuaalisesti on raskasta ja hidasta työtä. Metadatan avulla voi suodattaa isosta massasta relevantteja kuvia, joista voi sitten valita kuhunkin käyttötarpeeseen oikean kuvan.
Metadata ei tarkoita vain kuvausaikaa ja vapaamuotoista kuvatekstiä, vaan se on nimenomaan jäsenneltyä ja mahdollistaa paljon laajemman käytön kuin vapaateksti.
Mitä tietoja metadata sisältää?
Digitaalisten kuvien mukana kulkee tiedosto, johon on tallennettu kaikki kuvaan liittyvä, arkistoinnin ja julkaisemisen kannalta oleellinen tieto. Metatiedosta osa on teknistä ja osa kuvailee sisältöä. Teknistä tietoa voi olla esimerkiksi tiedoston nimi, leveys ja korkeus, tiedostomuoto, väriavaruus ja luontipäivä. Sisällöstä kertovaa tietoa ovat muiden muassa kuvateksti, hakusanat, tekijänoikeustieto ja kuvauspaikka.
Esimerkki:
Olette kuvanneet yrityksen tapahtuman Jyväskylässä 3.5.2020. Kuvaan olisi tuolloin hyvä laittaa hakusana ”tapahtuma” sekä päivämäärä, kuvauspaikka ja kuvaajan nimi niille varattuihin kenttiin. Kuviin on myös manuaalisesti mahdollista liittää kuvailutietoa tapahtumasta. Viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä, kuvissa esiintyvät henkilöt on syytä lisätä myös metatietoihin.
Joissain järjestelmissä tekoäly voi hoitaa osan metadatan lisäämisestä automaattisesti. Tekoäly voi esimerkiksi tunnistaa kuvissa olevia ihmisiä ja lisätä henkilötagin automaattisesti.
Miksi pelkkä kuvateksti ja hakutoiminto ei riitä esimerkkitapauksessa? Sinnehän kirjataan yleensä suunnilleen samoja tietoja. Ongelmia on useita. Ensinnäkin ihmiselementti: muistaako jokainen kuvia käsittelevä lisätä kuvatekstin ja riittävän laajasti? Myös suomen kieli, taivutusmuodot ja kirjoitusasut heittävät kapuloita rattaisiin. Jos kuvateksti kertoo, että “Toimitusjohtajamme Michaela Archimedes-Käen käsissä uusi Xcetra2022c-suodatin", mahtaako haku osua aina kohdilleen? Toimarin tai tuotteen nimi menee helposti väärin joko kuvatekstissä tai haussa.
Tarvitsetko tietynlaisen kuvituskuvan? Tutustu STT Kuvapalveluihin tai siirry suoraan Kuvakauppaan ostoksille .
Miksi metadataan kannattaa panostaa?
Jotta kuvaa voisi käyttää, se täytyy löytää satojen tai tuhansien kuvien joukosta. Metatieto nopeuttaa oikean kuvan löytymistä, ja mukana kulkevat myös kuviin liittyvät oikeudet ja käyttörajoitukset. Esimerkiksi tekijänoikeustieto sekä kuvien jakeluun ja jälkimyyntiin liittyvät oikeudet on tärkeää liittää kuvaan, jotta vältytään myöhemmiltä hankaluuksilta.
Esimerkki:
Yrityksellänne on uusia kuvituskuvia, joita aiotte käyttää kuvia verkkosivuilla, työpaikkailmoituksissa ja markkinointikampanjassa. Yrityksen työntekijät ovat toimineet kuvausmalleina. Hyvillä metadatalla kenen tahansa on helppo löytää kuvat myöhemmin. Lisäksi voitte hallinnoida organisaationne sisäisiä ja ulkopuolisia käyttöoikeuksia ja mallien suostumuksia kuviensa käyttöön markkinoinnissa. HR:n, markkinoinnin, viestinnän ja muiden on helppo löytää kuvat ja tietää, miten kuvia on mahdollista käyttää myöhemmin.
Metadata helpottaa kuvien, videoiden ja grafiikoiden parissa työskentelyä. Sen tehokkaaseen käyttöönottoon tarvitaan kuitenkin hyvät sisäiset ohjeet (mitä metadataa lisätään, kuka lisää) sekä järjestelmä, joka tekee metatietojen lisäämisestä helppoa ja tukee myös myöhemmin tapahtuvia hakuja ja suodatuksia. Tiimityöskentely ilman tällaista kuva- tai aineistopankkia on sanalla sanoen haastavaa.
Sen sijaan että tiedostot olisivat tallennettuina jokaisen työntekijän omalle koneelle ties millä tiedoilla varustettuna, aineistopankissa tiedostoja on helppo syöttää metatietoja, jakaa ja löytää tarpeen tullen. Metadata auttaa siirtymään kaaoksesta sujuvaan kuva- ja muiden tiedostojen hallintaan.
STT Kuvapankki -palvelun selkärangan muodostaa juuri metadata, jonka avulla isojenkin kuvamassojen käsittely sujuu helposti. Lisäksi tekoäly auttaa käyttäjää merkkaamaan kuvissa esiintyvät henkilöt.
STT Kuvapankki: Ratkaisu kuvakaaokseen
STT Kuvapankki tarjoaa ammattilaistason työkalun, jolla muun muassa metadataan liittyvät haasteet ja tarpeet ratkotaan helposti. STT Kuvapankki soveltuu erikokoisille organisaatioille, jotka haluavat taltuttaa kuvakaaoksen lopullisesti.
