Vaasan ammattikorkeakoulu VAMK pyrkii näyttäytymään opiskelupaikkaa hakeville energisenä, sympaattisena ja kansainvälisenä korkeakouluna. Kuvilla on iso merkitys oppilaitoksen brändin luomisessa.
- Markkinointi- ja viestintätiimi käyttää viestinnässä mielellään paljon omia kuvia, joilla luodaan yhteisöllisyyttä ja me-henkeä, kertoo viestinnän erityisasiantuntija ja AD Satu Aaltonen VAMKista.
Viestintätiimin lisäksi kuvia tarvitsee iso joukko opettajia, jotka käyttävät niitä opetusmateriaaleissa tai seminaariesityksissä. Rekrytointi-ilmoitukset nielevät kuvia, ja tutkimus-kehitys- ja innovaatiotoiminnassakin on monenlaisia kuvatarpeita. Kuvia tarjotaan myös medialle.
Materiaalia täytyy olla paljon, koska käyttötarpeitakin on paljon. Satu Aaltonen arvioi, että VAMKilla oli jo ennen STT Kuvapankin käyttöönottoa satamäärin kuvia. Varantoa uusitaan vuosittain niin, että ammattikuvaaja ottaa 1-3 kuvasarjaa, ja niistä jokaisessa on 50-100 kuvaa. Lisäksi VAMKin työntekijät ottavat itse paljon kuvia muun muassa tapahtumista ja oppitunneilta.
Hyvästit kuvaviidakolle
Kuvienhallinta oli erittäin haastavaa ennen STT Kuvapankin käyttöönottoa. Aaltonen kuvailee järjestelyä viidakoksi, jossa kuvia oli eri puolilla jaetuissa kansioissa. Ratkaisu oli kenties viestinnän väelle siedettävä, mutta muu henkilökunta oli pulassa.
Viestintätiimillä kului työaikaa, kun he etsivät opettajille ja muulle henkilöstölle heidän kaipaamiaan kuvia ja toimittivat ne perille linkkeinä tai sähköpostilla.
- Olimme jo useamman vuoden puhuneet siitä, että järkevä kuvapankkiratkaisu pitäisi saada, mutta ei ollut tullut vastaan meidän tarpeisiimme sopivaa.
VAMKilla oli muutama ehdokas kuvanhallintajärjestelmäksi. Kun Aaltonen kävi niitä läpi, hän totesi useiden STT Kuvapankin toiminnallisuuksien olevan heille ”aivan ehdottomia”.
- On muitakin järjestelmiä, joissa on näppäriä toiminnallisuuksia, mutta mielestäni STT Kuvapankissa ne oli viety astetta pidemmälle.
Helppoa käyttää, helppoa jakaa
VAMKissa uusitaan kuvamateriaalia säännöllisesti. Osassa kuvista käyttöluvat vanhenevat tai ne eivät enää ole brändin mukaisia. STT Kuvapankissa tiedostoihin pystyy kirjaamaan helposti, että ne ovat vain tietyn ajan käytössä.
Ilman kuvanhallintajärjestelmää ja kunnolla asiasanoitettua materiaalia tiedot kuvista olisivat pitkälti ”oman pään sisällä”, kuten Aaltonen asian muotoilee.
- STT Kuvapankki ei ole vain kuvienhallintajärjestelmä vaan myös suunnittelutyökalu. Näemme, mitkä kuvat ovat vanhenemassa ja mistä aiheista tarvitsemme lisää kuvia.
VAMKilla on englanninkielisiä koulutuksia, joita markkinoivat kansainväliset agentit. Heille tuotetaan materiaalia erilaisiin kohdemaihin. Agenteille jaetaan Kuvapankista linkki albumiin, josta agentti voi käydä hakemassa materiaalin. Linkki on pysyvä, ja sinne toimitettavia materiaaleja voi päivittää. Albumiin mahtuu myös isoja tiedostokokoja.
- Microsoftin tuotteisiin liittyvät laajennukset helpottavat opettajien työtä, kun he saavat näppärästi kuvat PowerPoint-esityksiin, Aaltonen kertoo.
Päätöstä valita STT Kuvapankki helpotti myös vuosia kestänyt hyvä asiakassuhde STT Viestintäpalvelujen kanssa. VAMK käyttää muun muassa tiedotejakelu STT Infoa.
Kustannustehokas ja joustava ratkaisu
Aaltosen mielestä järjestelmästä näkee, että STT:ssä on mietitty tarkkaan, mitä problematiikkaa kuvien hallintaan ja jakeluun liittyy. Vaikutuksen tekivät myös suunnitelmat siitä, miten STT Kuvapankkia aiottiin kehittää. Ja se, että VAMKin kehittämisehdotuksia on kuunneltu.
Oppilaitos pystyi valitsemaan juuri heidän tarpeisiinsa sopivan paketin. Mukaan ei tarvinnut ottaa mitään, mille heillä ei ole nyt käyttöä.
- Ja jos tarpeet muuttuvat, lisää toiminnallisuuksia on helppo ottaa käyttöön. Järjestelmän hinta-laatu-suhde oli mielestäni myös kohdallaan.
STT Kuvapankki poisti viestintätiimiltä paljon manuaalista työtä, kun kuvat ovat saatavilla koko organisaatiolle. Käyttöliittymä on simppeli ja intuitiivinen, minkä vuoksi siitä pääsee perille nopeasti. Aaltonen kertoo, että myös viestintätiimin ulkopuoliset käyttäjät ovat ottaneet järjestelmän positiivisesti vastaan ja kehuneet esimerkiksi näppärää hakutoimintoa.
- Kuvapankin myötä meillä kaikilla säästyy todella paljon aikaa. Kuvien hakuun menee ihan julmetusti tunteja, jos ne eivät ole tällä lailla järjestyksessä.
