Monilla organisaatioilla on tallessa tuhansia tai kymmeniä tuhansia tiedostoja, kuvia ja videoita. Käyttötarkoitukset vaihtelevat viestinnästä ja markkinoinnista tuotekatalogeihin ja arkistointiin. Joku saattaa ajatella, että kuvat ja videot ovat tiedostoja siinä missä tekstit ja excelitkin, mutta kuvien hallinta tarjoaa kiperämmän haasteen.Kuvien ja videoiden säilyttäminen verkkolevyn kulmalla tai geneerisessä pilvipalvelussa on varma tapa saada aikaan kuvakaaos. Tässä artikkelissa kerromme, miksi kuvien hallinointiin tarvitaan erillinen digitaalinen aineistopankki eli DAM ja mitä ongelmia se ratkoo.
Mihin tarvitaan digitaalista aineistopankkia?
Tiedostojen hallintaan ja julkaisuun on olemassa monenlaisia järjestelmiä. Moni meistä on varmasti käyttänyt työssämme verkkolevyjä, SharePointia tai pilvipohjaista palvelua (esim. Google Drive, Dropbox, OneDrive) kaikenlaisten tiedostojen säilytykseen. Olemme jakaneet ja luoneet erilaisia tiedostokansioita pilvessä. Verkkolevyjä ei ole kuitenkaan optimoitu kuvien ja videoiden monipuoliseen hallintaan, vaan enemmänkin kaikenlaiseen tiedostojen tallennukseen.
Ongelmaksi voivat muodostua erilaiset käyttötarkoitukset. Mitä jos tietty kuvagalleria pitää jakaa rajatulle käyttäjäryhmälle rajatuksi ajaksi? Entä jos kuvat täytyy saada pikaisesti jakoon, mutta myös julki omalle verkkosivulle?
Jos kaikki tiedostomuodot eli esimerkiksi kuvat, videot, pdf:t ja tekstidokumentit ovat tallennettuna samaan paikkaan, kuvat ja videot tuppaavat hukuttamaan muut tiedostot alleen suuren määränsä takia. Ne vievät myös tuhottomasti tallennustilaa ja voivat pahimmillaan hidastaa työn tekemistä. Kuvaformaattien runsas määrä ei helpota kokonaisuutta. Lisäksi kun on tarvetta jakaa kuva- ja videokokoelmia ulkopuolisille kumppaneille, pääsyä organisaation verkkolevylle ei välttämättä ole tietoturvallista ja joustavaa jakaa.
Yksi ongelma syntyy siitä, että isojen kuvamäärien esikatselemiseksi kuvat täytyy muuttaa verkkolevyllä tai pilveen tallennetussa kansiossa oikeaan muotoon, jotta esikatselu on edes mahdollista. Tämä vie jo toimintona huomattavasti aikaa ja vaivaa. Tiedostojen muuttaminen massoina oikeaan tiedostomuotoon on hyvin työlästä ja hidasta useimmissa järjestelmissä. Raakatiedostot vaativat myös paljon tallennustilaa, koska alkuperäisversiot kuvista ovat paljon pulskempia kuin esimerkiksi JPEG-muodossa olevat kuvat.
Mitä ominaisuuksia DAMilla on?
Digitaalinen aineistopankki eli DAM on optimoitu nimenomaan siihen, että kuvien ja videoiden käsittely on mahdollisimman tehokasta ja joustavaa. Perusasioita DAM:issa ovat pilvipohjainen tallennus, kuvien hallinta, jakaminen, löydettävyys, nopeus ja luotettavuus. Perehdymme seuraavassa kuhunkin ominaisuuteen hieman tarkemmin.
1. Reippaasti tallennustilaa: avain tehokkaaseen arkistointiin
Kuvat ja videot ovat ammattikäytössä useimmiten isoja tiedostoja ja eri muodoissa. Näin ollen tallennustilaa on syytä olla riittävästi myös tuleviin tarpeisiin. Usein alkuperäisestä kuvasta luodaan useita versioita eri käyttötarkoituksiin tai niitä on tarvetta muokata ja julkaista eri muodoissa. On siis tärkeää pitää eri versiot järjestyksessä ja säilyttää alkuperäinen siinä muodossa kuin se on.
2. Monipuolinen kuvien järjestely ja kansiointi
Kuva-arkistoilla on tapana kasvaa kokoa, ja kuvilla voi olla eri käyttötarkoituksia. Erilaisten kuvakokonaisuuksien, albumien ja kokoelmien luominen tekee helpommaksi kuvien esittämisen oikeassa asiayhteydessä. Vielä parempi olisi, jos kokoelmia ja albumeita voidaan jakaa myös sidosryhmille vaikkapa linkkaamalla kokoelmaan.
3. Jakaminen eri vastaanottajille
Ammattikäytössä kuvia ja aineistoa jaetaan eteenpäin nähtäväksi ja käsiteltäväksi sekä organisaation sisällä että ulkoisesti. Työkalun pitää tukea helppoja jakamistapoja niin, että halutut aineistot saadaan sidosryhmille nopeasti kasaan. Erilaisia käyttäjiä tai sidosryhmiä voivat olla esimerkiksi freelancerit kuten valokuvaajat tai graafit, markkinointitoimistot, asiakkaat ja tietenkin visuaalisen viestinnän lopputuloksen ihastelijat.
4. Paras löydettävyys perustuu metadataan
Kuvien metatietojen, avainsanojen ja muun sisältöä kuvaavan tiedon lisääminen ja muokkaus onnistuu parhaiten ammattimaisen aineistopankin avulla. Nämä järjestelmät mahdollistavat tiedon ja tiedostojen paremman löydettävyyden sekä arkistoinnin. Juuri metadata ja sen monipuolisuus erottaa laadukkaan aineistopankin kaikenlaisten tiedostojen tallentamiseen soveltuvista palveluista kuten Google Drive ja OneDrive.
5. Nopeus ja luotettavuus: varmista sujuva työnkulku
Nämä kaksi asiaa voidaan niputtaa myös yhteen, koska ne liittyvät toisiinsa. Digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän tulee olla suorituskykyinen ja nopea käytössä. Erityisesti suurikokoisia tiedostoja ja visuaalista aineistoa käsiteltäessä tämä asia korostuu entisestään. Käyttäjän pitää myös pystyä luottamaan siihen, että kuvat pystytään löytämään ja julkaisemaan sekunneissa.
Mitä hyötyä digitaalisesta aineistonhallinnasta on?
Olemme kuvailleet tässä pitkästi, millainen digitaalinen aineistonhallinta eli DAM on, mutta järjestelmän keskeiset hyödyt lienee syytä kirjata erikseen ylös.
Aikaa ja hermoja säästyy
Ilman tehokasta digitaalista aineistonhallintaa organisaatio saattaa käyttää tuhottomasti työaikaa turhaan ja tuottamattomaan työhön. Se tarkoittaa esimerkiksi tiedon ja tiedostojen etsintää tai sen varmistamista, onko työstössä varmasti oikea versio tiedostosta. Nämä tehtävät ja niihin käytettävä aika toistuvat päivästä toiseen. Digitaalisella aineistonhallinnalla voidaan säästää juuri tätä aikaa, kun kaikki kuvat ja videot ovat helposti ja nopeasti löydettävissä.
Tietoturva ja tietosuoja harppaavat eteenpäin
Markkinoinnin ja viestinnän tehtävissä käsitellään paljon myös vielä julkaisematonta tai arkaluontoista aineistoa. Näiden käsittelyssä täytyy luottaa siihen, että järjestelmä on GDPR- ja tietoturvavaatimusten mukainen. Se on näin samalla myös tärkeä osa koko organisaation tiedonhallintaa. Esimerkiksi henkilökuvia käsiteltäessä tulee käyttösuostumuksen varmistamisen olla osa prosessia.
Integroitavuus parantaa prosesseja
Digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän on hyvä pystyä myös liittämään ja julkaisemaan aineisto nopeasti verkkosivuille tai muuhun kanavaan. Parhaimmillaan tämä tarkoittaa sitä, että valokuvaajan ottama valokuva siirtyy suoraa putkea pitkin verkkosivuille minuuteissa sen sijaan, että se vanhenee jaetussa kansiossa kuukausikaupalla. Modernit rajapinnat mahdollistavat verkkosivujen käytön eri tavoin.
Visuaalinen viestintä – vahvista brändisi ilmettä
Visuaalisuus muodostaa todella keskeisen osan kaikkea viestintää ja markkinointia. Kun järjestelmät tukevat visuaalisuutta kehnosti, se jää helposti lapsipuolen asemaan, jos organisaatiosta ei löydy asialle vihkiytynyttä tekijää. Jos kunnollista kuvaa ei meinaa löytyä järkevässä ajassa, valitaan kehno. Kun organisaatiossa käytetään ammattilaistason aineistopankkia, prosessit vääntyvät lähes itsestään parempaan asentoon ja visuaalisen viestinnän taso alkaa pikkuhiljaa parantua. Tämä auttaa myös mediaviestinnässä; voit lukea aiheesta lisää artikkelistamme: Kuvan liittäminen tiedotteeseen kannattaa aina.
Ammattilaistason järjestelmiä myös kehitetään tavalla, joka parantaa niiden käytettävyyttä koko ajan, heittipä teknologinen kehitys mitä milloinkin viestijän eteen.
Yhteenveto: Huomioi kuvien hallinnassa nämä!
- Aineistopankki eli DAM on optimoitu nimenomaan isojen kuvamassojen käsittelyyn. Kuvat ja videot vaativat normaalia verkkolevyä tehokkaamman järjestelmän, jotta niitä voi käyttää sujuvasti
- Aineistopankki auttaa erityisesti metadatan käsittelyssä, integraatioissa ja kuvattujen suostumuksen hallinnassa
- Aineistopankki pitää kuvakaaoksen järjestyksessä ja tehostaa visuaalisen viestinnän prosesseja
STT:n ratkaisu kuvien hallinnointiin on STT Kuvapankki. Se tarjoaa ammattilaistason työkalun, jolla yllä kuvatut ongelmat ja tarpeet ratkotaan helposti. STT Kuvapankki soveltuu erikokoisille organisaatioille, jotka haluavat taltuttaa kuvakaaoksen lopullisesti.
