[fa icon="calendar'] 27.4.2023 8:56 / kirjoittaja Olli Vesala

Missä kunnossa jakelulistat ovat? Löytyykö toimittaja X jakelulistalta? Moni viestinnän ammattilainen ajattelee, että lehdistötiedote tarkoittaa lähinnä toimittajan sähköpostiin saapuvaa viestiä. Toimittajan tai toimituksen tavoitteluun pelkästään sähköpostilla liittyy kuitenkin riskejä ja missattuja mahdollisuuksia.

Kaksi miestä keskustelee työasioista toimistoympäristössä.

Monikanavaisuus tukee aina mediaviestintää, jonka tärkeä osa tiedotteiden jakelu on. Mahdollisia jakelukanavia tiedotteille ovat sähköpostin lisäksi ainakin toimitusjärjestelmäjakelu, sosiaalinen media ja omat verkkosivut. Mutta miksi pelkkään sähköpostiin ei kannata tukeutua?

 

Sähköpostilla tavoittelemasi toimittaja ei ehkä ole töissä

Huolellinen sähköpostilistan muotoilu ei välttämättä tuota mitään lisäarvoa jakeluun, jos onni ei ole puolellasi. Avaintoimittaja voi olla vanhempainvapaalla, siirtynyt muihin tehtäviin tai tulossa iltavuoroon. Ja vaikka hän olisikin töissä, "avaintoimittajat" odottelevat harvoin peukaloita pyöritellen tiedotteiden saapumista. He pyrkivät etsimään omia juttuaiheita ja tekemään kunnianhimoista journalismia - muuten he eivät olisi avaintoimittajia.

Siksi kannattaa aina ottaa jakeluun myös toimitusten yleisosoitteet. Toimitukset pitävät aina yllä kyvykkyyttä tarttua yllättäviin aiheisiin tai ainakin sellaisille kaivetaan tarvittaessa tekijä. Tämän "liikkuvan toimittajan" tavoittaa parhaiten toimituksen yleisosoitteesta tai toimitusjärjestelmäjakelun kautta.

Tämä on tärkeää etenkin jos tavoittelet mediatiedotteellasi välitöntä reaktiota. Jos pyrit enemmänkin syöttämään juttuidean tulevaa varten tai promoamaan haastateltavaa ajankohtaiseen aiheeseen, pelkkä avaintoimittajalistakin voi riittää. Mutta varmuuden vuoksi yleisosoite kannattaa ottaa mukaan myös tällaisiin lehdistötiedotteisiin.

Lue lisää: Milloin ja kenelle lehdistötiedote kannattaa lähettää

 

Oletko Outlookin ja Gmailin armoilla?

Lähetit tietoja medialle sitten omasta sähköpostista, uutiskirjeohjelmalla tai tiedotejakelun kautta, syyllistyt teknisestä näkökulmasta massapostittamiseen. Sähköpostiohjelmat kuten Outlook ja Gmail suhtautuvat tällaiseen toimintaan nihkeästi, minkä vuoksi ohjelmiin on rakennettu aggressiiviset roskapostisuodattimet. Suodattimien toimintaa kannattaa ymmärtää, jotta siihen voi varautua tekstiä kirjoittaessaan.

Vaikka käyttämäsi lähetysteknlogia olisi miten kehittynyttä tahansa, pelkän sähköpostin varaan jääminen tarkoittaa riskiä, että tiedote jämähtää roskapostisuodattimeen.

Pam! Hukkaan menivät kaikki työtunnit, joita tiedotteen laatimiseen käytit.

Toinen puute sähköpostissa on, että se on... vain sähköposti. Sähköpostiohjelmat eivät mahdollista esimerkiksi interaktiivisten elementtien käyttöä ja näyttöä. Esimerkiksi Youtube-videot tai interaktiivinen grafiikka eivät toimi yleisimmissä sähköpostiohjelmissa, vaan tätä sisältöä pitää aina mennä katselemaan selaimeen.

Sähköpostiohjelmat eivät päästä monesti edes kuvia läpi, vaan käyttäjän pitää aktiivisesti "ladata kuvat", jotta ne näkyvät viestissä.

Siksi tiedote on aina hyvä julkistaa myös jossain verkossa, joko omassa uutishuoneessa tai omilla verkkosivuilla. Näin visuaaliset elementit saadaan paremmin esille.

Lue lisää: Miksi tiedote kannattaa kuvittaa?

 

Ratkaisu ongelmaan: Viestijöiden ja toimittajien suosima toimitusjärjestelmäjakelu

Rakkaalla lapsella on monta nimeä: toimitusjärjestelmäjakelu, uutispalvelujakelu tai wire-jakelu. Nimitti sitä miksi hyvänsä, tämä jakelukanava toimittaa lehdistötiedotteen suoraan median keskeisimpään työkaluun eli toimitusjärjestelmään. Tässä järjestelmässä toimittajat muun muassa kirjoittavat uutisia, julkaisevat niitä ja seuraavat uutistoimisto- ja tiedotesyötteitä.

Toimitusjärjestelmäjakelu täydentää tehokkaasti sähköpostilla tehtävää tiedottamista, koska se on täysin sähköpostista riippumaton jakelukanava.

Joillekin toimittajille se on jopa parempi kanava viestien vastaanottamiseen kuin helposti ruuhkautuva sähköposti. Näin asiaa kommentoi suuressa suomalaisessa tiedotusvälineessä työskentelevä uutispäällikkö STT Viestintäpalveluiden haastattelussa.

- STT Infon tiedotteet nousevat helpommin esille, kun meillä kuitenkin aina on toimitusjärjestelmä auki ja tiedotteet tulevat siihen näkyville. Sieltä erotan tiedotteen nopeammin kuin uutissähköpostista.

Myös viestijät ovat havainneet wire-jakelun edut suhteessa muihin jakelukanaviin. Esimerkiksi Teknologiateollisuus ry:n viestintäjohtaja Taru Jussila suosii tätä toiminnallisuutta kutsuen sitä ylivoimaiseksi eduksi viestijälle.

- Entisenä journalistina tiedän, mikä merkitys sillä on, että tiedotteet tulevat suoraan toimitusjärjestelmään, eikä meiliin, Jussila sanoo.

Miten toimittaja sitten näkee tiedotteet toimitusjärjestelmässä? Oheisesta kuvasta käy ilmi, että STT Infon tiedotteet päätyvät toimitusjärjestelmään STT:n uutisten välissä. Tiedotteet on selvästi erotettu journalistisesta sisällöstä.

tältä näyttää uutispalvelujakelu

 

Toimitusjärjestelmän parhaita etuja ovat sen riippumattomuus sähköpostista ja suora pääsy toimittajien työpöydälle. Lisäksi toimitusjärjestelmiin tulleita tiedotteita ei pääsääntöisesti pysty poistamaan, vaan ne näkyvät syötteessä uutisten joukossa. Vaikka uutista ei syntyisikään, ainakin tiedote jättää vahvemman muistijäljen kuin sähköpostiiin tullut viesti, joka poistettiin viiden sekunnin harkinnan jälkeen.

Ota toimitusjärjestelmäjakelu käyttöön nyt – pyydä tarjousta STT Infosta:

PYYDÄ TARJOUSTA

 

Vaivattomalla verkkojulkaisulla lisää näkyvyyttä

Tuntuu hassulta edes kirjoittaa, että tiedote pitäisi julkaista myös verkossa, niin itsestään selvää se monille organisaatioille on. On kuitenkin syytä korostaa, että tiedotejakelupalvelua käyttämällä julkaisu-urakkaa ja verkkonäkyvyyden laajuutta voi kasvattaa hyvin vaivattomasti.

Esimerkiksi käyttämällä STT Info -tiedotejakelua lehdistötiedotteet voi julkaista yhdellä kertaa sosiaalisessa mediassa, tiedoteportaalissa, omilla verkkosivuilla (integraation kautta) sekä esimerkiksi Kauppalehden sivuilla.

Jos käytät tiedotejakeluun vain sähköpostia, kaikki tämä jää tekemättä tai joudut tekemään saman julkaisun erikseen eri puolilla verkkoa.

 

ilmainen-opas-medianakyvyytta-nollasta-sataan

Blogin pääkuva: Lehtikuva / Vesa Moilanen

Aiheet: tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä, viestintäpalvelut

Olli Vesala

Kirjoittaja Olli Vesala

STT Viestintäpalveluiden kehitysjohtaja, STT Infon tuottaja ja mediaviestinnän asiantuntija.