[fa icon="calendar'] 6.2.2023 9:00 / kirjoittaja Aku Aarnio

Hyvä lehdistötiedote kiinnostavasta aiheesta voi mennä hukkaan, jos lähetät sen väärille henkilöille tai väärään aikaan. Tästä artikkelista löydät muutamia vinkkejä, joilla parannat onnistumismahdollisuuksiasi mediajulkisuuden saavuttamisessa. 

Tiedote_Cropped

 

Milloin tiedote kannattaa lähettää?

Uutisia julkaistaan läpi vuorokauden, ja tiedotteita lähetetään entistä enemmän. Osaan toimittajat tarttuvat heti ja kirjoittavat jutun heti julkaistavaksi. Jotkut lehdistötiedotteet pannaan syrjään pidempää juttua tai myöhäisempää käsittelyä varten.

Omalle tiedotteelle näkyvyyden saaminen on yhä haastavampaa tiedotetulvassa. Tämä herättääkin kysymyksen, milloin tiedotteen lähettäminen on tehokkainta?

 

Vältä arjen ruuhkapiikit 

Hyvä nyrkkisääntö on lähettää tiedote aikaisin aamulla, mutta välttää aamun tasatunteja. Näin se ehtii toimitusten aamupalavereihin ja saattaa päästä päivän uutisagendalle. Jos aiheessa on aineksia pidempään ja syventävämpään juttuun, kirjoittavia käsiä on vielä tarjolla ja toimittajalla on päivä aikaa työstää aihetta.

Selvityksemme STT Info -tiedotejakelupalvelun käyttötilastoista paljastaa, että tiedottamisen ajankohdissa ei ole tapahtunut viime vuosina isoja muutoksia. Edelleen suurin tiedottamispiikki osuu aamuyhdeksän ja kymmenen välille, mutta tiedotteita lähetetään hieman aiempaa enemmän myös varhain aamulla aikavälillä klo 7-9 sekä iltapäivällä klo 14-15. 

Samaiset käyttötilastot paljastavat, että päiväkohtaiset erot tiedotteen lähettämisessä ovat kaventuneet, ja tiedottamista tapahtuu nykyään tasaisesti pitkin viikkoa. Viikonloput tosin ovat hiljaisia, sillä vain alle kolme prosenttia tiedotteista lähetetään viikonloppuisin. Lauantai tai sunnuntai voikin olla hyvä aika lähettää oma tiedote.

Lue myös: Millainen on hyvä tiedote?

 

Huomioi päivän muu uutistarjonta

On tärkeää huomioida myös päivän muu uutistarjonta. Jos meneillään on suuri uutistapahtuma, voi hyväkin tiedote jäädä sen jalkoihin. Arvioi, voisiko tiedotteen lähettämistä hieman siirtää. Milloin päivän uutistarjonta luo otolliset puitteet viestinnällesi? Pohdi, millaisessa uutisympäristössä haluat saada juuri oman organisaatiosi äänen kuuluviin.

Hyvä tapa perehtyä tulevan viikon tapahtumiin on kattava journalistinen tapahtumatietokanta STT Pro. Toinen konsti on seurata tiiviisti uutisia esimerkiksi mediaseurannan avulla.

Ota huomioon myös oman organisaatiosi kokonaisnäkyvyyden ajoittaminen. Kun koordinoit tiedottamisen ja vaikka suuren markkinointikampanjan - pitäen ne kuitenkin tyylillisesti erillään - voit saada paremmin palstatilaa. Tätä voit suunnitella esimerkiksi Sanoma Markkinointi Roudan kehittelemällä markkinoinnin vuosikellolla.

 

STT-uutiskirjebannerit_Porssi

 

Kenelle tiedote kannattaa lähettää? 

Helpoimmalta ratkaisulta lehdistötiedotteen jakelun suhteen saattaa tuntua se, että lähettää tiedotteen koko tiedotepalvelun kontaktikannalle – virhe!

Se on lyhytnäköinen tie: tiedotusvälineillä ja toimittajilla on omat erityisalueensa, joihin liittyviä asioita he käsittelevät. Matkailutoimittajaa tuskin kiinnostaa, jos joku on lanseeraamassa uutta työnhakupalvelua. Lähettämällä tiedotteita täysin väärille henkilöille pilaat helposti sekä oman että organisaatiosi maineen.

Lyhyt vastaus kysymykseen siis on: kaikille viestimille ja toimittajille, joita asia voisi kiinnostaa

Lue myös: Lehdistötiedote – Usein kysytyt kysymykset

 

Kohdista tiedotteesi ala- tai asiakohtaisesti

Tiedotepalveluista voi hakea toimittajia kiinnostuksen kohteiden perusteella. Toinen hyvä keino löytää se oikea toimittaja on katsoa lehden arkistosta, kuka toimittaja on kirjoittanut juuri tiettyyn aiheeseen liittyvistä asioista. Tämä onnistuu esimerkiksi mediaseurannalla arkistohakua hyödyntämällä.

Toimialaseurannan voi rajata koskemaan esimerkiksi vain Helsingin Sanomien printtiversiota kuluneen vuoden ajalta. Näin löydät ne toimittajat, jotka kirjoittavat juuri omasta alastasi ja mitkä ovat niitä asioita, joihin huomio artikkeleissa kohdistuu.

Voi olla ihan perusteltua jaella sama lehdistötiedote useammille toimittajille samassa mediassa, jotka seuraavat samaa toimialaa. Isoissa toimituksissa on esimerkiksi lukuisia politiikan toimittajia.

Ethän unohda bloggaajia! Heitä tulee kohdella kuten toimittajia, eli kohdista tiedotteesi heillekin ala- tai asiakohtaisesti. 

 

Pidä kontaktikanta ajan tasalla

Huolehdi, että käyttämäsi kontaktikanta on ajan tasalla. Kohderyhmälistojen rakentamiseen kuluu aikaa, mutta se mahdollistaa tarkasti kohdennetun tiedotejakelun juuri niille oikeille toimittajille.

Kerran koottu kontaktilista vaatii säännöllistä päivittämistä. Itse tehtynä tämä kontaktitietojen kerääminen ja päivittäminen on aikaavievää ja kuormittavaa työtä. Viestijän työ helpottuu, jos käytössä on laadukas tiedotejakelupalvelu, jonka tarjoajalta saat valmiit medialistat käyttöösi.

Tiedotejakelupalvelun tarjoaja huolehtii kontaktilistoista ja niiden ajantasaisuudesta asiakkaan puolesta. Tällöin voi keskittyä tiedotteiden laatimiseen sekä mediasuhteiden ylläpitämiseen. 

Kaipaatko apua tiedotteen rakenteen muotoiluun? Lataa ilmainen tiedotepohja avuksi!

 

Hyödynnä uutispalvelujakelu

Tiedotteiden jakelun katsotaan usein olevan vain sähköpostien lähettämistä. STT Info -tiedotepalvelu sisältää kuitenkin täysin uniikin tavan jaella lehdistötiedotteita. Uutispalvelujakelu tarkoittaa sitä, että STT Info jakelee tiedotteen suoraan kotimaisten uutismedioiden toimitusjärjestelmiin.

Palvelun kautta voit siis saada tiedotteesi mm. seuraavien medioiden toimitusjärjestelmiin: STT, HS, YLE, IS, IL, MTV3, Kauppalehti. Jos siis tavoitteenasi on esimerkiksi tiedotteen lähettäminen useisiin lehtiin, uutisjakelupalvelu on hyvä vaihtoehto jakelun tueksi. 

Toimitusjärjestelmässä tiedotteesi ei kilpaile satojen muiden tiedotteiden kanssa kuten sähköpostissa. Ne ilmestyvät ripeästi toimittajien nähtäväksi, eikä tiedotteita voi poistaa toimitusjärjestelmästä. Vaikka ne eivät päätyisikään uutisiksi asti, näkyvyyttä tulee enemmän kuin pelkästään sähköpostilla jaetuilla tiedotteilla.

 

Voit tiedottaa STT Infon kautta kertatiedotteella klikkaamalla banneria – tai pyytää tarjouksen vuosisopimuksesta täältä

STT-kertatiedote-banneri-450x100px-1

 

Kuva: Liina Nelimarkka 

Artikkeli päivitetty 6.2.2023.
Alkuperäinen teksti on julkaistu 16.9.2015 ja sen kirjoitti blogin entinen päätoimittaja Liina Nelimarkka. 

Aiheet: tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä

Aku Aarnio

Kirjoittaja Aku Aarnio