[fa icon="calendar'] 11.5.2022 12:15 / kirjoittaja Aku Aarnio

Hyvä lehdistötiedote kiinnostavasta aiheesta voi mennä hukkaan, jos lähetät sen väärille henkilöille tai väärään aikaan. Tässä muutamia vinkkejä, joilla parannat onnistumismahdollisuuksiasi mediajulkisuuden saavuttamisessa. 

Tiedote_Cropped

 

Milloin? Mikä on digiajan median rytmi?

Uutisia julkaistaan läpi vuorokauden, ja tiedotteita lähetetään entistä enemmän. Osaan toimittajat tarttuvat heti ja kirjoittavat jutun heti julkaistavaksi. Jotkut lehdistötiedotteet pannaan syrjään pidempää juttua tai myöhäisempää käsittelyä varten.

Omalle tiedotteelle näkyvyyden saaminen on yhä haastavampaa tiedotetulvassa. Tämä herättääkin kysymyksen, milloin tiedotteen lähettäminen on tehokkainta ja miten lehdistötiedote kannattaa lähettää?

Haluatko lähettää lehdistötiedotteen? Tutustu STT Info - tiedotejakelupalveluumme

Hyvä nyrkkisääntö on lähettää tiedote aikaisin aamulla, mutta välttää aamun tasatunteja. Näin se ehtii toimitusten aamupalavereihin ja saattaa päästä päivän uutisagendalle. Jos aiheessa on aineksia pidempään ja syventävämpään juttuun, kirjoittavia käsiä on vielä tarjolla ja toimittajalla on päivä aikaa työstää aihetta.

Selvityksemme STT Info -tiedotejakelupalvelun käyttötilastoista paljastaa, että tiedottamisen ajankohdissa ei ole tapahtunut viime vuosina isoja muutoksia. Edelleen suurin tiedottamispiikki osuu aamuyhdeksän ja kymmenen välille, mutta tiedotteita lähetetään hieman aiempaa enemmän myös varhain aamulla aikavälillä klo 7-9 sekä iltapäivällä klo 14:n ja klo 15 välillä. 

Viikonpäivistä maanantai on perinteisesti ollut hiljaisempi päivä ja etenkin torstai on ollut kiireinen. STT Infon käyttötilastot kuitenkin paljastavat, että päiväkohtaiset erot ovat kaventuneet ja maanantai on ponnistanut muiden rinnalle.

Perjantai on niin ikään ollut aikaisemmin melko rauhallinen päivä tiedottamiseen, mutta yllättäen STT Infosta lähetetään nykyään tiedotteita myös perjantaisin tiheään tahtiin. Viikonloput ovat hiljaisia, sillä vain alle kolme prosenttia tiedotteista lähetetään viikonloppuisin. Viikonloppu voikin olla hyvä aika lähettää tiedote.

Voikin sanoa, että tiedottamista tapahtuu tasaisesti pitkin viikkoa ja erot päivien välillä ovat kutistuneet.

Kaipaatko apua tiedotteen rakenteen muotoiluun? Lataa ilmainen tiedotepohja avuksi!

On tärkeää huomioida myös päivän muu uutistarjonta. Jos meneillään on suuri uutistapahtuma, voi hyväkin tiedote jäädä sen jalkoihin. Arvioi, voisiko tiedotteen lähettämistä hieman siirtää. Milloin päivän uutistarjonta luo otolliset puitteet viestinnällesi? Pohdi, millaisessa uutisympäristössä haluat saada juuri oman organisaatiosi äänen kuuluviin.

Hyvä tapa perehtyä tulevan viikon tapahtumiin on kattava journalistinen tapahtumatietokanta STT Pro. Toinen konsti on seurata tiiviisti uutisia esimerkiksi mediaseurannan avulla.

Ota huomioon myös oman organisaatiosi kokonaisnäkyvyyden ajoittaminen. Kun koordinoit tiedottamisen ja vaikka suuren markkinointikampanjan - pitäen ne kuitenkin tyylillisesti erillään - voit saada paremmin palstatilaa. Tätä voit suunnitella esimerkiksi Sanoma Markkinointi Roudan kehittelemällä markkinoinnin vuosikellolla.

Lue myös: MTV:n Heli Uusimaan vinkit tiedottamiseen: ole selkeä, satsaa otsikkoon, ajoita oikein

 

Kenelle? Valitse oikea kohderyhmä

Kenelle tiedote sitten kannattaa lähettää? Helpoimmalta ratkaisulta lehdistötiedotteen jakelun suhteen saattaa tuntua se, että lähettää tiedotteen koko tiedotepalvelun kontaktikannalle – virhe!

Se on lyhytnäköinen tie: tiedotusvälineillä ja toimittajilla on omat erityisalueensa, joihin liittyviä asioita he käsittelevät. Matkailutoimittajaa tuskin kiinnostaa, jos joku on lanseeraamassa uutta työnhakupalvelua. Lähettämällä tiedotteita täysin väärille henkilöille pilaat helposti sekä oman että organisaatiosi maineen. 

Huolehdi, että käyttämäsi kontaktikanta on ajan tasalla. Kohderyhmälistojen rakentamiseen kuluu aikaa, mutta se mahdollistaa tarkasti kohdennetun tiedotejakelun juuri niille oikeille toimittajille.

Kerran koottu kontaktilista vaatii säännöllistä päivittämistä. Itse tehtynä tämä kontaktitietojen kerääminen ja päivittäminen on aikaavievää ja kuormittavaa työtä. Viestijän työ helpottuu, jos käytössä on laadukas tiedotejakelupalvelu, jonka tarjoajalta saat valmiit medialistat käyttöösi. Tiedotejakelupalvelun tarjoaja huolehtii kontaktilistoista ja niiden ajantasaisuudesta asiakkaan puolesta. Tällöin voi keskittyä tiedotteiden laatimiseen sekä mediasuhteiden ylläpitämiseen. 

Lue myös: Millainen on hyvä tiedote?

Tiedotepalveluista voi hakea toimittajia kiinnostuksen kohteiden perusteella. Toinen hyvä keino löytää se oikea toimittaja on katsoa lehden arkistosta, kuka toimittaja on kirjoittanut juuri tiettyyn aiheeseen liittyvistä asioista. Tämä onnistuu esimerkiksi mediaseurannalla arkistohakua hyödyntämällä.

Toimialaseurannan voi rajata koskemaan esimerkiksi vain Helsingin Sanomien printtiversiota kuluneen vuoden ajalta. Näin löydät ne toimittajat, jotka kirjoittavat juuri omasta alastasi ja mitkä ovat niitä asioita, joihin huomio artikkeleissa kohdistuu.

Voi olla ihan perusteltua jaella sama lehdistötiedote useammille toimittajille samassa mediassa, jotka seuraavat samaa toimialaa. Isoissa toimituksissa on esimerkiksi politiikan toimittajia lukuisia.

Ethän unohda bloggaajia! Heitä tulee kohdella kuten toimittajia, eli kohdista tiedotteesi heillekin ala- tai asiakohtaisesti. 

Lisää vinkkejä tiedottamiseen ja medianäkyvyyden hankkimiseen löydät Medianäkyvyyttä nollasta sataan -oppaastamme:

ilmainen-opas-medianakyvyytta-nollasta-sataan

Kuva: Liina Nelimarkka 

Artikkeli päivitetty 11.5.2022.
Alkuperäinen teksti on julkaistu 16.9.2015 ja sen kirjoitti blogin entinen päätoimittaja Liina Nelimarkka. 

Aiheet: tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä

Aku Aarnio

Kirjoittaja Aku Aarnio