Monissa organisaatioissa kuvat, videot ja muu brändiaineisto säilytetään edelleen Google Drivessa, SharePointissa tai muissa yleisissä pilvitallennuspalveluissa. Nämä järjestelmät ovat tehneet arjestamme sujuvaa ja mahdollistaneet tiedostojen jakamisen ilman rajoja. Ne ovat olleet välttämättömiä, jopa vapauttavia – ja pitkään ne riittävätkin.
Niiden vahvuus kuitenkin muuttuu taakaksi, kun aineisto kasvaa tuhansiin tai kymmeniin tuhansiin tiedostoihin: Kansiorakenteet alkavat elää omaa elämäänsä, nimeämiskäytännöt eivät toteudu ja sama kuva löytyy viidellä eri nimellä viidestä eri paikasta.
STT Kuvapankki on digitaalisen aineistonhallinnan (DAM) järjestelmä, joka on suunniteltu tätä taitoskohtaa varten. Näistä merkeistä tiedät olevasi sen tarpeessa.
Kun sisältöä on enemmän kuin kukaan ehtii pysyä perässä
STT Kuvapankkiin siirtyneet käyttäjät kuvaavat samaa ilmiötä lähes sanasta sanaan: tiedostot ovat kaikkialla – Drivessä, Slackissa, sähköposteissa, Teamsissa ja kovalevyillä, joilla on vuosien historia. Kun viestintä, markkinointi ja ulkoiset kumppanit tarvitsevat samoja materiaaleja, kansioihin perustuva logiikka ei enää skaalaudu. Ongelma ei liity tallennustilaan, vaan löydettävyyteen.
Kasvu paljastaa sen, mitä yleiset pilvipalvelut eivät ole suunniteltu ratkaisemaan: kuinka hallita nopeasti paisuvaa materiaalipankkia niin, että pullonkauloja ei synny.
Tekoäly ratkaisee massan hallinnan ongelman
STT Kuvapankin arkkitehtuuri perustuu metatietoihin ja tekoälyyn. Kun kuvia tai videoita ladataan järjestelmään, tekoäly pystyy tägäämään niissä esiintyvät henkilöt, tekstit ja esineet. Se analysoi kuvan sisällön ja tallentaa sen metatiedoiksi, jolloin jokainen tiedosto tulee löydettäväksi merkityksen, ei tiedostonimen perusteella.
Käyttäjä voi rajata aineistoa aiheen, kuvaajan, käyttöoikeuden, ajankohdan tai kampanjan perusteella riippumatta siitä, missä tiedosto sijaitsee.
Tuloksena kuvia on helpompi kategorisoida, etsiä ja löytää. Sen sijaan että muistat polkuja, muistat merkityksiä. Haku ei kysy missä kuva on, vaan mitä siinä on.
Kun tietosuojariskit kasvavat
Mitä enemmän visuaalista aineistoa kertyy, sitä suurempi on hallinnan vastuu. Kuvissa ja videoissa on lähes aina henkilötietoja (ainakin silloin kun niissä esiintyy ihmisiä), ja kun tiedostoja jaetaan eri sidosryhmien kesken, käyttöoikeuksien hallinnasta tulee vaikeaa.
Yksi asiakkaidemme tavallisimmista kipupisteistä ennen DAM-järjestelmään siirtymistä on juuri tämä: kukaan ei tiedä varmasti, mitä saa käyttää ja kuka on antanut luvan millekin.
STT Kuvapankissa käyttöoikeudet ja suostumukset on rakennettu osaksi järjestelmää. Kuvien oikeuksia voi hallita suoraan järjestelmästä ja kuvissa olevilta henkilöitä voidaan pyytää suostumusta kuvien säilyttämiseen ja käyttämiseen muutamalla klikkauksella.
GDPR:n näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että henkilötietoja sisältävän materiaalin käyttö on paitsi turvallista myös läpinäkyvää. Sähköpostiketjut ja Excel-taulukot katoavat, ja tilalle tulee järjestelmä, joka tietää, mikä on lupien ajantasainen tilanne.
Kun sisältötyötä tehdään monilla eri alustoilla
Siinä missä Drive ja SharePoint keskittyvät tiedostojen säilyttämiseen, STT Kuvapankki tukee myös työnkulkua muiden tärkeiden ohjelmien välillä. Järjestelmä integroituu suoraan Microsoft 365 -sovelluksiin, WordPressiin ja Adoben ohjelmistoihin, joten tiedostoja ei tarvitse ladata, nimetä ja siirtää käsin.
STT Kuvapankki on rakennettu FAIR-periaatteiden mukaisesti (Findable, Accessible, Interoperable ja Reusable). Käytännössä se tarkoittaa, että aineisto on löydettävissä, saavutettavissa, yhteensopivaa ja uudelleenkäytettävää. Järjestelmä ei ole vain varasto, vaan infrastruktuuri: se yhdistää aineiston, tekijät ja prosessit yhteen näkymään.
Kun työaikaa tuhlaantuu tiedostonmetsästykseen
STT Kuvapankin tekoälyominaisuudet laajenevat sisällön tunnistamisen ja analytiikan suuntaan, ja järjestelmä mukautuu uusiin aineistotyyppeihin ilman rakenteellista muutosta. Se on järjestelmä, joka kasvaa organisaation mukana.
Google Drive, SharePoint ja muut pilvipalvelut ovat erinomaisia dokumenttien jakamiseen ja yksinkertaiseen yhteistyöhön. Mutta ne eivät ole suunniteltuja visuaalisen aineiston laajamittaiseen hallintaan.
Organisaatiot, jotka työskentelevät visuaalisesti – korkeakoulut, ammattiliitot, kaupungit, virastot ja yritykset, joissa kuva ja video ovat yhtä keskeisiä viestinnän välineitä kuin teksti – törmäävät ennemmin tai myöhemmin samaan haasteeseen: aineistoa on yksinkertaisesti liikaa, eikä kukaan pysy enää perässä.
Google Drive ja SharePoint ovat erinomaisia työkaluja niin kauan kuin mediakirjasto pysyy inhimillisen käsityskyvyn rajoissa. STT Kuvapankki on seuraava askel, kun huomaat, että olette kasvaneet niistä ulos.
"STT Kuvapankin ansiosta meillä säästyy todella paljon aikaa. Kuvien hakuun menee ihan julmetusti tunteja, jos ne eivät ole järjestyksessä. STT Kuvapankki ei ole vain kuvienhallintajärjestelmä vaan myös suunnittelutyökalu. Näemme, mitkä kuvat ovat vanhenemassa ja mistä aiheista tarvitsemme lisää kuvia "
Satu Aaltonen
Viestinnän erityisasiantuntija, AD
