Kuvauslupalomake on tärkeä lappunen yrityksille, jotka haluavat esimerkiksi kuvata tapahtumiaan markkinointitarkoituksiin. Hyvin laadittu kuvauslupalomake suojaa sekä kuvaajaa, yritystä että kuvattavaa. Lomake varmistaa, että kuvat päätyvät oikeaan käyttöön sekä laillisesti että eettisesti.
Jokainen kuvaustilanne on omanlaisensa, joten yhdellä lomakepohjalla ei pärjää kaikissa tilanteissa. Sen sijaan käymme läpi kattavan listan asioita, jotka on tärkeä ottaa huomioon kuvauslupalomaketta laatiessa. Eli: mitäs kaikkea kuvauslupalomake kattaa?
1. Missä kuvat otetaan?
Ennen kuvauslupalomakkeen laatimista on tärkeää selvittää, missä kuvat otetaan. Onko kyseessä julkinen paikka vai yksityistilaisuus? Jos kuvaat julkisella paikalla ja henkilöt eivät ole tunnistettavissa, et välttämättä tarvitse erillistä kuvauslupaa. Toisaalta, jos kuvauspaikka on yksityistilaisuus, on hyvä tarkastaa kaikkien järjestäjätahojen kanssa tarvitaanko kuvauslupaa.
2. Kenellä on päävastuu tilaisuudesta?
Yksittäisten kuvauslupien pyytämistä edeltää keskustelu tilaisuuden järjestäjien kanssa. Järjestäjillä on ensisijainen vastuu vierailijoista ja he voivat kieltää kuvauksen tilanteesta riippuen. Lisäksi järjestäjä on vastuussa kuvauksesta tiedottamisesta yhdessä kuvaajan kanssa. Jos järjestäjä edustaa eri tahoa kuin kuvaaja, heidän yhteystiedot on myös hyvä lisätä kuvalupalomakkeeseen.
Lisää aiheesta: Testaa tietosi kuvaamisen lakipulmissa
3. Onko tilaisuudessa alaikäisiä?
Alaikäisten kuvaamisen kanssa on oltava tarkempi kuin täysi-ikäisten – siinä missä täysi-ikäinen voi antaa luvan itsensä kuvaamiseen on sama lupa kysyttävä alaikäisen huoltajalta. Jos tilaisuudessa on alaikäisiä, on suositeltavaa pyytää huoltajan lupa aina erikseen. Tämä pätee, vaikka kuvia ei myöhemmin julkaistaisi.
4. Missä kuvat on tarkoitus julkaista?
Kuvauslupalomakkeessa on tärkeä mainita selkeästi missä kuvat julkaistaan (esim. yrityksen verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa jne.), milloin kuvat julkaistaan, kuinka kauan ne ovat esillä ja missä kontekstissa kuvat esitetään (esim. markkinointimateriaaleissa, lehdistötiedotteessa tai organisaation sisäisessä verkossa). Näin kuvattava henkilö voi varmistua, että hänen kuvansa näkyy vain sovituilla kanavilla.
5. Käytetäänkö kuvia kansainvälisesti?
Jos yrityksesi toimii myös ulkomailla, on hyvä mainita tästä myös kuvattaville. Lomakkeella voi sopia erikseen, että kuvat tulevat käyttöön ainoastaan Suomessa. Tämän kanssa kannattaa olla tarkkana, sillä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa julkaistavat kuvat voivat jäädä netissä kiertämään ja täten ei voi taata, että kuva ei tavoita todella suurta yleisöä.
6. Kuka omistaa kuvien käyttöoikeudet?
Kuvauslupalomakkeessa tulee sopia selkeästi kuvien käyttöoikeuksista kuvaajan ja kuvien omistajan välillä. Tämä tieto on tärkeää myös kuvattavalle, jos esimerkiksi kuvaaja käyttää kuvia omassa portfoliossa tai oman yrityksen markkinoinnissa. Lomakkeessa pitää myös lukea mahdolliset kuvien käyttörajoitukset.
7. Miten henkilötietoja käsitellään?
Itse kuva on myös henkilötieto. Kuvattavalle on hyvä tehdä selväksi organisaation tietojenkäsittelykäytännöt. Tässä tapauksessa yksi hyvä käytäntö on yhteyshenkilön nimeäminen ja hänen yhteystietojen lisääminen lomakkeeseen. Näin kuvattava tietää keneen olla yhteydessä, jos hän haluaa kuvansa poistettavan käytöstä.
8. Muokataanko kuvia ja jos muokataan, niin miten?
On tärkeä täsmentää julkaistaanko kuvat sellaisenaan vai muokataanko niitä tiettyyn kontekstiin tai muuten näyttämään erilaiselta. Esimerkiksi on hyvä kertoa, jos kuva rajataan tarkasti ja konteksti saattaa näyttäytyä erilaiselta tai, jos kuvan sävyjä muokataan raskaasti.
Lue aiheesta lisää: Kuvien hallinnan ABC
9. Mitä oikeuksia kuvattavalla on lomakkeesta riippumatta?
Kuvattavalla on oikeus perua kuvien käyttö milloin tahansa; tämä pohjautuu sekä kotimaiseen lainsäädäntöön että GDPR:ään. Kuvauslupalomake ei voi myöskään kumota koti- tai julkisrauhaa. Kuvia ei voi luovuttaa kolmansille osapuolille ilman erillistä sopimusta eikä niitä saa käyttää muissa käyttötarkoituksissa kuin mitä kuvauslupalomakkeessa on eritelty. Jos kuvattavalla on oikeus korvaukseen kuvissa esiintymisestä, niin sekin on mainittava lomakkeessa.
10. Mitä muuta kuvauslupalomakkeeseen on lisättävä?
Henkilötiedot ja suostumus
- Kuvattavan nimi ja allekirjoitus
- Kuvaajan ja yrityksen tiedot
- Selkeä suostumus kuvaamiselle ja kuvien julkaisemiselle
Vastuuvapauslauseke: maininta siitä, että kuvaaja/yritys ei ole vastuussa mahdollisista epäsuorista vahingoista, jotka aiheutuvat kuvien käytöstä.
Sopimusriitojen ratkaiseminen: miten mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan, esimerkiksi neuvottelu tai sovittelu.
Nämä huomioimalla saat luotua tarkan ja kattavan kuvauslupalomakkeen tilanteeseen kuin tilanteeseen. Hyvin laadittu lomake suojaa kaikkien osapuolten oikeuksia ja selventää mahdollisia erimielisyyksiä. Muista aina kunnioittaa kuvattavien yksityisyyttä, ja pidä huolta, että kaikki osapuolet ymmärtävät, mihin he suostuvat allekirjoittaessaan kuvauslupalomakkeen.
Entä sitten, kun kuvat on otettu? Organisaatiosi tarvitsee sopivan aineistonhallintajärjestelmän, jotta oikeat kuvat käyttöoikeuksineen pysyvät tallessa ja järjestyksessä. Tutustu DAM-järjestelmän kilpailutusoppaaseemme, jos tämä on teidän organisaatiollenne ajankohtainen aihe!