Onko aineistojen hallinta työssäsi muuttunut sekavaksi? Visuaalisten aineistojen määrä kasvaa viestinnässä ja markkinoinnissa jatkuvasti, mutta niiden hallinnan ja jakamisen haasteet kasvavat mukana. Kuvien, videoiden ja grafiikoiden keskitetty hallinta voi tuntua kaaokselta – mutta digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän (DAM) avulla saat kaiken järjestykseen.DAM-järjestelmällä tarkoitetaan palvelua, jossa säilytetään ja ylläpidetään organisaation digitaalisia aineistoja. DAM pitää aineistot järjestyksessä yleensä metadatan avulla ja helpottaa muun muassa löytämistä, muokkaamista ja jakamista. Vaan mitä tämä helpotus käytännössä tarkoittaa? Millaisissa tilanteissa järjestelmän hyödyt ulosmitataan?
Tässä viisi tilannetta, joissa DAM ei vain helpota arkea, vaan voi jopa pelastaa sen.
1. Kun et enää löydä haluamaasi kuvaa kansioiden avulla
Tiedätkö sen tunteen, kun etsit yhtä tiettyä kuvaa ja päädyt käymään läpi kymmeniä, ellei satoja kansioita, joissa kaikissa on tiedosto nimeltä "lopullinen_versio_final.jpg"? Organisaatioiden palvelimet ja pilvipalvelut täyttyvät nopeasti tuhansista kuvista, videoista ja grafiikoista, mutta perinteinen kansiorakenne hidastaa niiden löytämistä.
DAM ratkaisee:
DAM-järjestelmä tekee lopun tästä turhautumisesta. DAMin avulla kaikki aineistot on järjestetty metadatan mukaan. Voit siis etsiä tiedostoja esimerkiksi aiheen, henkilön, kuvauspäivän tai projektin mukaan ja löytää heti etsimäsi.
Esimerkki:
Viestintätiimi tarvitsee pikaisella aikataululla tietyn kuvan sosiaalisen median kampanjaan. Perinteisessä pilvitallennuspalvelussa kuvaa etsitään kuin neulaa heinäsuovasta, mutta DAMissa se löytyy muutamassa sekunnissa suodattimien tai hakusanojen avulla. Mikä säästö ajassa – ja hermoissa!
2. Kun versiot ovat hukassa ja tiimit hajallaan
Markkinoinnissa nopeus on valttia, mutta tiimien saumaton yhteistyö ja brändin ilmeen yhtenäisyys ovat vielä tärkeämpiä. Oikeiden materiaalien viiveetön saatavuus ja eri versioiden hallinta ovat ratkaisevassa roolissa monikanavaisessa kampanjoinnissa.
DAM ratkaisee:
DAM-järjestelmä tarjoaa keskitetyn alustan, jossa tiimit voivat työskennellä reaaliajassa ja varmistaa, että vain ajantasaiset, hyväksytyt versiot ovat käytössä. Näin kampanjat pysyvät aikataulussa, tiimien työskentely on sujuvaa ja brändi yhtenäinen kaikilla markkinoilla.
Esimerkki:
Kansainvälinen yritys lanseeraa uuden tuotteen 10 maassa, ja markkinointimateriaaleja on mukautettava eri kielille ja kanaviin. DAMissa kaikki tarvittavat kuvat, videot ja brändiohjeistukset ovat keskitetysti kaikkien saatavilla, valmiiksi lokalisoituina ja oikeissa formaateissa.
Kuva: Lehtikuva / Martti Kainulainen
3. Kun käyttäjähallinta ja GDPR aiheuttavat harmaita hiuksia
Ei ole harvinaista, että yrityksissä käytetään vahingossa vanhentuneita aineistoja, joiden käyttöoikeudet ovat jo umpeutuneet – tai että ulkopuoliset toimijat saavat vahingossa pääsyn sisältöön, johon heillä ei pitäisi olla oikeuksia. Tällaiset virheet voivat johtaa merkittäviin mainehaittoihin tai jopa oikeudellisiin ongelmiin.
DAM ratkaisee:
DAM-järjestelmässä voidaan määrittää tarkat käyttöoikeudet joko projekteittain tai vaikkapa tiedostokohtaisesti. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa aineistojen vanhenemisen ja käyttöoikeuksien päättymisen hallinnan. Tämä varmistaa, että vain oikeat tahot pääsevät käsiksi aineistoihin ja että niitä käytetään ainoastaan määritetyn ajan.
Esimerkki:
Yritys järjestää yhteistyössä mainostoimiston kanssa kuvaukset, joissa mallien kanssa sovitaan käyttöoikeuksista. Kuvien käsittelyn jälkeen yrityksen graafinen suunnittelija käyttää DAM-järjestelmää varmistaakseen, että kaikki malliluvat ovat tallessa ja liitettyinä suoraan tiedostojen metatietoihin. Materiaalien valmistuttua hän jakaa osan aineistosta ulkoiselle mainostoimistolle. Graafinen suunnittelija voi asettaa käyttöoikeudet siten, että mainostoimisto pääsee käsiksi vain tarvittaviin tiedostoihin ja vain sovitun ajan.
4. Kun näköislehdet ja artikkelit kaipaavat selkeää arkistoa
Vanhojen sisältöjen kierrättäminen ja käyttö taustatietona on arkipäivää monille organisaatioille, jotka tuottavat paljon sisältöjä. Mitä enemmän aineistoa tuotetaan, sitä haastavammaksi sen arkistointi voi muuttua. Erityisesti mediataloille, jotka tuottavat suuria määriä visuaalista sisältöä ja näköislehtiä, aineistomeren systemaattinen käsittely voi muodostua ongelmaksi.
DAM ratkaisee:
DAM-järjestelmän avulla mediatalot voivat keskitetysti tallentaa ja hallita paitsi kuvia, videoita ja äänitiedostoja, myös PDF-näköislehtiä ja tekstiartikkeleita. DAM-arkisto kokoaa sisällön – niin kokonaiset julkaisut kuin yksittäiset artikkelit – helposti saataville ja mahdollistaa niiden monipuolisen hyödyntämisen.
Esimerkki:
Mediatalo hyödyntää aiemmin julkaistuja juttuja taustatiedon haussa, uutisseurannassa, erikoisjulkaisuissa, historiallisissa katsauksissa ja markkinoinnissa. Siksi visuaalisen aineistovirran hallinnan lisäksi on olennaista arkistoida myös näköislehdet ja tekstiartikkelit. DAM-järjestelmän avulla toimittajat ja suunnittelijat voivat löytää tarvitsemansa aineistot helposti ja hyödyntää arkistoja joustavasti erilaisiin tarkoituksiin.
Löydä sinulle sopiva DAM-järjestelmä, tutustu kilpailuttajan oppaaseen!
5. Kun sinulla on paljon materiaalia, mutta vähän metadataa
Visuaalisen viestinnän ammattilaiset kohtaavat usein haasteen, jossa suuret tiedostomäärät tekevät aineistojen hallinnasta ja erityisesti metatietojen luomisesta aikaa vievää ja työlästä. Tämä vie huomiota pois olennaisesta – luovasta työstä – mutta myös hidastaa työskentelyä, mikä on haitallista tiukkojen aikataulujen alla. Silloin tarvitaan joko talkoita löydettävyyden parantamiseen eli metatietojen manuaaliseen päivittämiseen tai samaa jatkuvaa haahuilua yksittäisen kuvan perässä kansiosta toiseen. Aikaa menee.
DAM ratkaisee:
Tekoälyavusteinen DAM-järjestelmä vapauttaa käyttäjät rutiinitehtävistä. DAM toimii kuin henkilökohtainen assistentti: se automatisoi metatietojen luomisen hyödyntäen kasvo- ja esineentunnistusta, luo hakusanoja ja parantaa aineistojen löydettävyyttä. Näin ammattilaiset voivat keskittyä siihen, missä heidän osaamisensa pääsee parhaiten oikeuksiinsa ja viedä sisällöt eteenpäin vauhdilla.
Esimerkki:
Valokuvaaja on tallentanut 500 kuvaa DAM-järjestelmään. Ilman DAMia valokuvaaja kävisi kuvat läpi manuaalisesti, lisäisi hakusanoja, määrittäisi metatiedot ja tunnistaisi esineet sekä henkilöt. DAM-järjestelmä nopeuttaa prosessia merkittävästi: tekoäly analysoi kuvat automaattisesti ja ehdottaa jopa henkilöiden nimiä metatietoihin. Kun kaikki tämä on automatisoitu, valokuvaaja voi keskittyä tuottavaan työhön, ja asiakas saa kuvat käyttöönsä heti ilman turhaa odottelua.
Kuva: Lehtikuva / Emmi Korhonen
Yhteenveto: DAM tekee kaiken helpommaksi
DAM-järjestelmä ei ole vain tallennustila, vaan älykäs ratkaisu, joka vapauttaa aikaasi visuaalisen viestinnän tärkeimpään osa-alueeseen – luovuuteen ja strategiseen ajatteluun. Jos kärsit jatkuvista aineistojen hallinnan haasteista, on aika harkita DAM-ratkaisua.
Kiinnostuitko?
STT:n ratkaisu visuaalisen sisällön hallintaan on STT Kuvapankki. STT Kuvapankki soveltuu erikokoisten organisaatioiden tarpeisiin; se yhdistää ammattilaistason työkalut ja tekoälyn voiman, tehden aineistonhallinnasta sujuvampaa ja älykkäämpää kuin koskaan.
Entä, jos kuvat pääsevät loppumaan?
Kuvituksessa iso haaste on, jos oikeanlaista kuvaa ei meinaa löytyä. Meiltä saat myös kattavat kuvapalvelut, tilauskuvaukset ja kuvituskuvat kaikkiin tarpeisiisi.
Blogin pääkuva: Lehtikuva / Martti Kainulainen
