Lehdistötiedotteen tekemiselle ei ole kiveen hakattuja sääntöjä. Tiedote on mediaviestinnässä kuitenkin niin vakiintunut viestintäkeino, että oikean rakenteen noudattaminen on tärkeää, jotta sisältö pääsee esille. Näiden ohjeiden ja lehdistötiedotteen mallin avulla varmistat, että vastaanottajat saavat tiedotteesta kaikki tarvittavat tiedot ja todennäköisemmin myös kiinnostuvat sen sisällöstä.
Olemme tuottaneet STT Viestintäpalveluissa tiedotteen mallipohjan Word-tiedostona, jota voit käyttää lehdistötiedotteen mallina, kun muotoilet omaasi. Pääset lataamaan vesileimattoman tiedotepohjan maksutta tästä:
Muistathan, että toimituksissa ei arvosteta vain liitetiedostona saapuvia tiedotteita. Käytä tiedotepohjaa muotoiluun ja lähetä tiedote joko sähköpostiohjelman tekstikentässä tai STT Info -tiedotepalvelun avulla.
Hyvän tiedotteen rakenne
Ladattava lehdistötiedotteen pohja sisältää ohjeita tiedotteen luontiin ja toimii tiedotteen mallina. Tässä kirjoituksessa kerrataan vielä tiiviisti hyvän tiedotteen elementit ja perustelut, mihin niitä tarvitaan. Tarkempia vihjeitä laadukkaan sisällön tuottamiseen voit lukea blogistamme: "Millainen on hyvä tiedote?"
1. Lehdistötiedotteen otsikko
Otsikosta pitää käydä ilmi, mikä tiedotteessa on keskeisin ja lukijan kannalta kiinnostavin asia. Ilman kiinnostavaa otsikkoa tiedote voi päätyä suoraan roskakoriin.
Lue lisää: 5 vinkkiä tiedotteen otsikon laatimiseen
2. Tiedotteen perustiedot: julkaisuaika ja julkaisija
Otsikon alle tai muuten lähituntumaan on hyvä kirjata, minä päivänä tiedote on lähetetty medialle. Jos ajastat tiedotteen lähetyksen, voit laittaa mukaan myös kellonajan. Lähetysaikakin on hyvä laittaa ylös, jotta sen voi tarvittaessa tarkastaa vielä vuosia lähetyksen jälkeen.
Perustietoihin kuuluu myös julkaisijan nimi. Se on hyvä toistaa, vaikka julkaisijan nimi olisi myös otsikossa. Näin lukija varmasti tietää, kuka tiedon on lähettänyt.
3. Ingressi eli johdanto
Lukija kiinnittää mediatiedotteen otsikon jälkeen huomionsa ingressiin. Se syventää otsikossa annettua ensitietoa ja vahvistaa ajatusta, että mediatiedote kannattaa lukea loppuun asti. Monesti ingressi erotellaan muusta leipätekstistä esimerkiksi lihavoinnilla.
4. Tiedotekuva ja kuvateksti
Laadukas valokuva tai muu visuaalinen elementti lisää lukijan kiinnostusta tiedotetta kohtaan. Jos aihe on luontevasti kuvitettavissa, kuvaa kannattaa käyttää.
Emme suosittele lisäämään tiedotekuvaa suoraan tiedotetekstin sisään, jos tarkoitus on lähettää tiedote sähköpostiohjelmalla. Parempi on laittaa se mukaan liitetiedostona. Tällöin kannattaa lähettää korkearesoluutioinen kuva. Tiedotepalvelussa kuva taitetaan kauniisti omalle paikalle ja lähetetään lisäksi liitteenä.
Kuvatekstillä varmistetaan, että lukija saa riittävät lisätiedot kuvasta, ja että kuvaaja saa oikeutetusti kunnian kuvastaan. Tieto on tärkeä myös tekijänoikeuksien kannalta.
5. Tiedotteen varsinainen sisältö eli leipäteksti
Tähän kirjoitetaan lehdistötiedotteen varsinainen pihvi. Kirjoita uutinen ja sopivasti siihen liittyviä yksityiskohtia, jotka voivat olla oleellisia lukijalle. Kerro myös riittävästi taustaa, jotta lukija ymmärtää, mihin suurempaan trendiin tai jopa megatrendiin tiedottamasi asia kytkeytyy.
Sopiva mitta tiedotteelle on noin yksi A4, mutta jonkin verran pidemmänkin tekstin voi kirjoittaa, jos aihe kantaa. Laita ylijäävät lisä- ja taustatiedot joko liitetiedostoon tai linkin taakse.
Rikasta ja kevennä tekstiä sitaateilla sekä väliotsikoilla.
6. Lisätietojen antajan yhteystiedot
Media saattaa sivuuttaa kokonaan tiedotteet, joissa ei ole yhteystietoja. Lisää siis aina yhteystiedot ja varmista, että yhteyshenkilö on valmis vastaamaan puhelimeen, kun tiedote on jaeltu.
7. Linkit ja yhtiöesittely
Tiedotteen loppuun on hyvä kirjoittaa napakka yhtiöesittely ja linkata yhtiön sivuille tai muille relevanteille verkkosivuille, joista media tai muu aiheesta kiinnostunut taho voi hankkia lisää tietoja.
Tässä vielä sama summattuna kuvan muotoon:
Vältä nämä tiedotusmokat
Kun noudatat ohjeitamme ja hyödynnät mediatiedotteen mallia, saat rakenteen kohdilleen. Tiedotteen menestyksen voi kuitenkin vesittää muilla tavoin. Älä astu seuraaviin sudenkuoppiin.
1. Älä käytä pelkkää liitetiedostoa
Tiedotetta ei voi jaella toimituksiin pelkästään sähköpostilla, jonka aihekentässä lukee "tiedote", ja varsinainen tiedote on mukana vain liitetiedostona. Kirjoita sähköpostin aihekenttään kiinnostava otsikko ja laita tiedotteen sisältö varsinaiseen viestiin.
2. Älä tiedota milloin hyvänsä
Hyväkin tiedote jää huomiotta, jos se jaellaan väärällä hetkellä. Seuraa ja ennakoi uutistilannetta, jotta saat viestillesi näkyvyyttä.
Lue lisää: Milloin ja kenelle lehdistötiedote kannattaa lähettää?
3. Älä jakele vain tutuille toimittajille ja medioille
On hyvä, jos tunnet henkilökohtaisesti toimittajia ja pystyt esittelemään aihettasi heille henkilökohtaisesti. Tiedote kannattaa kuitenkin jaella laajasti, jotta tuntemattomatkin voivat käsitellä aihetta. Hyvä tapa on käyttää tiedotepalvelua, jonka avulla tiedotteesi tavoittavat helposti ja kattavasti median, bloggaajat sekä omat kontaktisi ja sidosryhmäsi.
Pääset ostamaan tiedotteen jakelun helposti kertamaksulla klikkaamalla banneria.
Lataa valmis Word-tiedotepohja
Näillä ohjeilla voit siirtyä muotoilemaan tiedotettasi. Mallia voi käyttää sisäiseen tai ulkoiseen viestintään, ja se käy sekä suurille että pienille organisaatioille.
Blogin pääkuva: Lehtikuva / Emmi Korhonen
