Digiajassa, jolloin voimme tilata lounasaterian sekunneissa, siirtää rahaa reaaliajassa ja tehdä videopuhelun toiselle puolelle maapalloa yhdellä klikkauksella, luulisi myös kuvien käytön olevan helppoa ja vaivatonta.
Todellisuudessa se on usein kaikkea muuta: kun kuvia tarvitaan kampanjassa, viestinnässä tai myynnissä, niiden etsiminen vie aivan liikaa aikaa, käyttöoikeuksia joutuu selvittelemään kissojen ja koirien kanssa, ja tiedostot ovat hujan hajan eri paikoissa.
Tässä kohtaa STT Kuvapankki astuu esiin.
Se on digitaalinen aineistonhallintapalvelu, joka kokoaa organisaation sisällöt yhteen paikkaan ja tekee niistä helposti löydettäviä, jaettavia ja turvallisesti käytettäviä.
Olen ollut mukana auttamassa asiakkaitamme tuotteen käyttöönotossa. Olen siis nähnyt läheltä, kuinka asiakkaamme ovat onnistuneet tekemään kuvien hallinnasta aidosti sujuvaa. Seuraavaksi jaan “kentällä” testatut vinkit, joilla pääsette alkuun homman kanssa:
Näin minä tekisin, jos olisin asiakas ja ottaisin STT Kuvapankin käyttöön
Ensimmäinen askel: Sisältöauditointi
Kävisin läpi kaikki nykyiset aineistot ja päättäisin, mitä todella tarvitaan jatkossa. Poistaisin rohkeasti vanhentuneet, huonolaatuiset tai turhat kuvat, sillä niiden siirtäminen uuteen järjestelmään tekee käytöstä vain raskaampaa. Jättäisin aktiiviseen käyttöön sen aineiston, jota oikeasti käytämme viestinnässä, markkinoinnissa, myynnissä ja asiakasviestinnässä. Muut arkistoisin enkä antaisi niiden häiritä arjen käyttöä.
Toinen askel: Käyttöoikeuksien määrittely
Tämä kannattaa tehdä heti käyttöönoton aikana eikä vasta sitten, kun ensimmäinen väärinkäyttö tapahtuu. Kartoittaisin eri käyttäjäroolit: ketkä tarvitsevat aineiston laajaa hallintaa, ketkä vain peruskäyttöä ja kenelle riittää rajatumpi pääsy. Näin voin luottaa siihen, että kaikki kollegani ja kumppanini käyttävät aineistoja oikein.
Kolmas askel: Metatietojen ja taksonomian suunnittelu
Kun puhumme metatiedoista ja taksonomiasta, puhumme yksinkertaisesti siitä, että jokaisella tiedostolla on mukana seliteteksti ja että koko aineisto on järjestetty loogisiin ryhmiin. Se tekee hakemisesta ja hyödyntämisestä yhtä helppoa kuin oikean kirjan löytämisestä kirjastosta.
Määrittelisin ainakin peruskentät kuten:
- valokuvaaja tai kuvan lähde
- kuvauspäivä
- seliteteksti
- käyttöoikeudet ja
- hakusanat.
Sen jälkeen rakentaisin luokittelun, joka tukee juuri meidän organisaatiomme tarpeita: esimerkiksi aiheiden, kampanjoiden tai osastojen mukaan. Näin löydän myöhemmin tilanteeseen sopivan kuvan yhdellä haulla.
Perehdy DAM-järjestelmän käyttöönottoon myös kilpailuttajan oppaassa!
Hyvä uutinen on, että jos kuviin on jo aiemmin tallennettu metatietoja, kuten kuvaajan nimi tai käyttöoikeudet, STT Kuvapankki tunnistaa ne automaattisesti. Niitä ei tarvitse syöttää uudestaan, mutta niitä voi täydentää ja rikastaa tarpeen mukaan.
Neljäs askel: Kuka huolehtii metatiedoista?
Minä sopisin heti alussa, kuka lisää metatiedot ja miten se tehdään. Laatisin lyhyet ohjeet tai pitäisin pienen koulutuksen, jotta kaikki tietävät pelisäännöt. Näin vältetään tilanne, jossa vain osa kuvista on kunnolla nimetty ja luokiteltu. Panostaisin erityisesti hakusanoihin: sopisin, käytetäänkö yksikköä vai monikkoa, huomioidaanko synonyymit ja tarvitaanko useampia kieliä.
Fiksu käyttöönotto säästää aikaa tulevaisuudessa
Tärkeimmät kysymykset, jotka tulisi kysyä ennen käyttöönottoa ovat:
Ketkä käyttävät kuvapankkia päivittäin ja mitä he etsivät useimmin?
Mitkä ovat meille tärkeimmät sisältötyypit?
Millaiset käyttöoikeudet eri käyttäjäryhmät tarvitsevat?
Näihin kysymyksiin vastaamalla saan varmuuden, että järjestelmä palvelee arkea oikeasti eikä jää vain tekniseksi ratkaisuksi. Seuraamukset ovat paitsi työkavereiden, myös kuvista vastaavien markkinointi- ja viestintäihmisten mieleen:
- Samaa kuvaa ei enää tallenneta moneen eri paikkaan
- Tiedostoja ei säilytetä sirpaleisesti eri alustoilla.
- Kaikki näkevät heti, mitä kuvaa tai tiedostoa voi käyttää ja mihin.
- Oikea, ajantasainen versio löytyy ensimmäisenä.
Päättäisin käyttöönoton koulutukseen, jossa kaikki oppivat hakemaan, hyödyntämään ja hallitsemaan aineistoja tehokkaasti. Näin STT Kuvapankista tulee se ratkaisu, johon muut tiedostonhallintajärjestelmät eivät ole vielä yltäneet: kuvien hyödyntämisestä tulee yhtä mutkatonta kuin sen digiajassa kuuluukin olla.
"Missään uudessa ohjelmassa ei ole hoidettu näin hyvin teknistä tukea ja perehdytystä. Pystyimme aloittamaan kuvien käytön lähes heti."
Heikki Sihto
toimituspäällikkö, Demokraatti
"Kun ohjelman näki ensimmäistä kertaa, pystyi hahmottamaan ilman käyttöohjetta, mistä siinä on kyse."
Arja Jokiaho
AD, graafikko, Demokraatti
Lue lisää
Blogin otsikkokuva: Lehtikuva / Emmi Korhonen
