Mediasuhteiden vaaliminen on organisaation maineen ja menestyksen kannalta tärkeää. Hyvät mediasuhteet ovat avain medianäkyvyyteen, ja siksi meiltä kysytäänkin usein apua ja neuvoja erilaisiin tilanteisiin, joissa tavataan toimittajia tai laaditaan viestiä medialle.
Tässä artikkelissa autan sinut alkuun yrityksen mediasuhteiden rakentamisessa. Alta löydät nostot kolmesta tilanteesta, jotka liittyvät kiinteästi mediasuhteiden hallintaan. Jos haluat tutustua aiheiseen syvemmin, nappaa talteen kattava oppaamme: Mediasuhteiden ABC - näin viestit toimittajan kanssa.
1. Tilanne: Miten saan viestilleni maksimaalisen medianäkyvyyden?
Jos konkreettista tarttumapintaa on vaikea löytää suuren yleisön kannalta, valtakunnallisen median sijaan kannattaa keskittyä erikoismediaan tai hakea näkyvyyttä maakunnan tai paikallisen alueen mediasta. Maakuntien mediat arvostavat erityisesti sitä, että heidän alueensa organisaatiot pitävät yllä mediasuhteita omien maakuntamedioiden ja paikallisten viestimien kanssa eikä viestintää tehdä pelkästään valtakunnallisella tasolla.
Mieti, millainen media saattaa realistisesti kiinnostua aiheesta. Lasten sählyturnausta ei kannata puffata Kauppalehdelle, mutta paikallislehdelle aihe voi kelvata.
Kun olet kirkastanut viestisi ja miettinyt tavoitteitasi, harkitse tarjoatko aihetta etukäteen yhdelle medialle yksinoikeudella vai kohteletko kaikkia tasapuolisesti. Joka tapauksessa julkistuksesta pitää kertoa etukäteen.
Oppaassa jatkamme aihetta vastaamalla muun muassa näihin kysymyksiin:
- Miten uutissuunnittelua kannattaa tehdä?
- Miksi embargon käyttö on suositeltavaa?
- Kerralla kattavasti vai yksinoikeudella tietylle medialle?
- Ajoitus ja ennakointi: Milloin tiedote kannattaa lähettää?
- Kannattaako viikonloppuna tiedottaa?
- Tiedotustilaisuudet – kannattaako niitä järjestää?
- Voinko ulkoistaa toimittajien kontaktoinnin? Voiko joku hoitaa yhteydenoton toimittajalle puolestani?
2. Tilanne: Mitä teen, jos toimittaja soittaa minulle täysin yllättäen?
Jos saat puhelun toimituksesta täysin yllättäen, koeta saada ensin mahdollisimman hyvä käsitys siitä, minkä vuoksi toimittaja kontaktoi organisaatiotasi juuri nyt. Varmista myös, mitä mediaa soittaja edustaa, missä ja milloin juttu on tarkoitus julkistaa ja onko haastattelua mahdollisesti tarkoitus käyttää sellaisenaan radiossa tai tv:ssä.
Tavallisesti toimittajat soittavat viestintäosastolle saadakseen puhelimen päähän jonkun, joka voisi kommentoida ajankohtaista asiaa medialle. Näissä tapauksissa organisaatiosi edustaja kannattaa prepata mahdollisimman hyvin ennen kuin yhteystiedot antaa toimittajalle, koska puhelu voi tulla minuutissa.
Perehdy lyhyesti mahdollisiin taustatietoihin, joihin toimittaja viittaa ja jaa sitten kaikki tämä informaatio organisaatiosi kontaktihenkilölle. Kun tämä kuittaa olevansa asioiden tasalla – ja monet asiantuntijat ovat sitä aina – voit antaa yhteystiedot toimittajalle.
Jos saat kommentoida asiaa organisaatiosi puolesta, pitäydy varmoissa tiedoissa. Toimittaja kirjoittaa mistä haluaa, ja leikillisesti sanoen ”kaikkea mitä sanot, voidaan käyttää todisteena sinua vastaan”. Toimittajat niin ikään kysyvät mitä haluavat, eikä hankaliakaan kysymyksiä voi välttää. Ellet halua, että asia lähtee luisumaan kannaltasi väärään suuntaan, pidä alusta lähtien kiinni fokuksesta.
Jos et pysty vastaamaan toimittajan ydinkysymyksiin välittömästi, kerro tämä toimittajalle heti alkuun, jotta kumpikaan ei joudu tuhlaamaan aikaa sisällöttömään haastatteluun. On toimittajan palvelemista sanoa, että ”Tarvitsen puoli tuntia kaipaamiesi tietojen kaivamiseen, voinko soittaa silloin uudestaan?”.
Oppaassa jatkamme aihetta vastaamalla muun muassa näihin kysymyksiin:
- Voinko pyytää haastattelun tarkastettavakseni?
- Mitä teen, jos huomaan jutussa virheen julkaisun jälkeen?
- Millainen on toimittajan rooli?
Jos haluat lisää konkreettisia vinkkejä haastatteluihin, tule mukaan Median silmään -valmennukseen!
3. Tilanne: Entä jos tilanne vaikuttaa kriisiltä?
Erityisesti kriisiviestinnässä punnitaan organisaation ketteryys sekä johdon ja viestinnän yhteispeli. Hyvät mediasuhteet ja viestinnän taidot voivat lieventää kriisin vaikutuksia. Ellet itse reagoi nopeasti ja kerro kriisisi tarinaa, joku muu taho tekee sen puolestasi. Myös tavallisemmat kämmit ja mokat kannattaa aina korjata nopeasti ja ryhdikkäästi. Muuten some laulaa!
Jokaisen organisaation on syytä laatia kriisiviestinnän suunnitelma ja varautua siihen, että jotakin odottamatonta, organisaation kannalta negatiivista voi tapahtua. Kriisi voi syntyä myös hyvin pienestä, mutta organisaation keskeisissä tehtävissä, ydinarvojen alueella tapahtuvasta virheestä.
Jos pystyt itse kontrolloimaan sitä, milloin organisaatiosi kannalta haitallinen tieto tulee julki, kerro samalla korjaavista toimenpiteistä, joihin organisaatiosi on jo ryhtynyt. Vähimmillään tämä voi tarkoittaa esimerkiksi perusteellisen sisäisen selvityksen käynnistämistä tai työohjeiden täsmentämistä. Saatat ehtiä askeleen kohuotsikoiden edelle ja ehkä lieventää niitä.
Jos tilanne vähänkin alkaa vaikuttaa kriisiltä, on tärkeää ottaa se todesta. Vaikka kriisiä ei kokonaan voikaan ”puhaltaa pulloon takaisin”, oikealla viestinnällä sitä voidaan yrittää kesyttää pienempään mittakaavaan. Lopputuloksena saattaakin olla ”vain” parin päivän kohu, joka laimenee vähitellen.
Lue myös: Kriisiviestijän työkalupakki
Olemme iloisia, jos voimme tällä tiivistyksellä tai kokopitkällä oppaallamme auttaa sinua omassa tehtävässäsi. Onnea ja menestystä mediasuhteisiin!
Lataa opas klikkaamalla alla olevaa kuvaa:
Artikkeli on päivitetty 11.3.2022. Alkuperäinen teksti on julkaistu toukokuussa 2019.
Blogin pääkuva: Jussi Nukari/Lehtikuva
